UCL Guides DKUCL GuidesIT & Software AdgangAdgang til andre postkasser med Outlook 2016

Adgang til andre postkasser med Outlook 2016

Nogle brugere har brug for at have adgang til andre postkasser end deres egen, fx en fællespostkasse eller chefens postkasse. For at få adgang, skal man have rettigheder til postkassen og postkassen skal tilføjes i Outlook.

Fællespostkasser

Skal man have adgang til en fællespostkasse, skal fællespostkassens ejer sende en sag til IT-servicedesk på 4444@ucl.dk. IT-servicedesk tildeler brugeren rettigheder til fællespostkassen, og i samme proces bliver postkassen tilføjet i brugerens Outlook. Brugeren skal derfor ikke selv gøre noget for at tilføje fællespostkassen. Sikre postkasser og personlige postkasser skal tilføjes manuelt - se længere nede.

Tildele rettigheder til personlig postkasse

I Outlook vælges fanen Filer øverst til venstre.

Vælg Oplysninger - Kontoindstillinger - Stedfortræderadgang.

Klik på Tilføj.

Find personen i adressekartoteket og tryk Enter eller klik Tilføj, så navnet kommer til at stå i feltet nederst. Klik OK.

Vælg de rettigheder, vedkommende skal have til de enkelte dele af postkassen. Hvis vedkommende skal kunne sende og besvare e-mail på dine vegne, skal der vælges "Redaktør" i feltet Indbakke.

Sæt flueben i "Send automatisk en meddelelse ....", så stedfortræderen bliver gjort opmærksom på hvilke rettigheder, vedkommende har fået.

Klik OK 2 gange for at komme tilbage til fanen Filer.

Klik på pilen øverst til venstre for at komme tilbage til indbakken.

Højreklik på din egen e-mailadresse i mappelisten i venstre side af Outlook-vinduet. Vælg Mappetilladelser.

Klik på Tilføj.

Find personen i adressekartoteket og tryk Enter eller klik Tilføj, så navnet kommer til at stå i feltet nederst. Klik OK.

Marker stedfortræderen i listen øverst i vinduet. Sæt flueben i "Mappe synlig".

NB: Det er meget vigtigt, at det ikke er Standard, der er markeret, da ALLE så vil få den pågældende rettighed.

Klik OK.

Tildele rettigheder til en enkelt mappe i en person postkasse

Man kan tildele en bruger adgang til en enkelt mappe i en personlig postkasse, uden at vedkommende får adgang til resten af postkassen.

Først skal postkassen gøres synlig, og derefter indbakken og alle undermappen i stien ned til den mappe, vedkommende skal have adgang til. Vedkommende kan kun se de enkelte mapper, men ikke indholdet. Derefter giver man rettigheder til indholdet af den ønskede mappe.

Højreklik på din egen e-mailadresse i mappelisten i venstre side af Outlook-vinduet. Vælg Mappetilladelser.

Vælg fanen Tilladelser. Klik på Tilføj.

Find personen i adressekartoteket og tryk Enter eller klik Tilføj, så navnet kommer til at stå i feltet nederst. Klik OK.

Marker stedfortræderen i listen øverst i vinduet. Sæt flueben i "Mappe synlig".

NB: Det er meget vigtigt, at det ikke er Standard, der er markeret, da ALLE så vil få den pågældende rettighed.

Klik OK.

Højreklik nu på Indbakke og vælg Egenskaber.

Vælg fanen Tilladelser. Klik på Tilføj.

Find personen i adressekartoteket og tryk Enter eller klik Tilføj, så navnet kommer til at stå i feltet nederst. Klik OK.

Marker stedfortræderen i listen øverst i vinduet. Sæt flueben i "Mappe synlig".

NB: Det er meget vigtigt, at det ikke er Standard, der er markeret, da ALLE så vil få den pågældende rettighed.

Klik OK.

Gentag for alle mapper i mappestrukturen ned til den mappe, brugeren skal have adgang til.

Højreklik nu på den mappe, som brugeren skal have adgang til og vælg Egenskaber.

Vælg fanen Tilladelser. Klik på Tilføj.

Find personen i adressekartoteket og tryk Enter eller klik Tilføj, så navnet kommer til at stå i feltet nederst. Klik OK.

Marker den bruger, der skal have adgang.

NB: Det er meget vigtigt, at det ikke er Standard, der er markeret, da ALLE så vil få den pågældende rettighed.

Igen sættes der flueben i "Mappe synlig". Derudover skal der som minimum være prik ud for "Detaljerede oplysninger" under "Læs". Dette gør, at brugeren kan se de mails, der ligger i mappen. Skal brugeren også kunne slette eller redigere de mails, der ligger i mappen, skal de respektive rettigheder også markeres under hhv. "Slet elementer" og "Skriv".

Klik OK.

Bed nu brugeren om at lukke Outlook og åbne den igen. Derefter skal brugeren tilføje din postkasse ved at følge beskrivelsen Tilføj personlig postkasse uden "send som" rettigheder nedenfor.

Tilføj personlig postkasse uden "send som" rettigheder

Når man har fået tildelt rettigheder til en sikker postkasse eller en personlig postkasse, tilføjer man postkassen i Outlook ved at følge nedenstående vejledning.

Sendt post havner i brugerens egen "Sendt post" mappe. Hvis sendt post skal havne i postkasseejerens (eller den sikre postkasses) "Sendt post" mappe, skal man have "send som" rettigheder.

I Outlook vælges fanen Filer øverst til venstre.

Vælg Oplysninger - Kontoindstillinger - Kontoindstillinger.

Vælg fanen Mail og klik på Rediger.

Klik på "Flere indstillinger" nederst til højre i vinduet.

Vælg fanen Avanceret og klik på Tilføj.

Skriv personens navn og klik OK.

Personen (postkassen) er nu tilføjet. Klik Anvend og OK.

Klik Næste.

Klik Udfør.

Klik Luk

Postkassen er nu tilføjet i mappelisten i venstre side af Outlook-vinduet.

Tilføj personlig postkasse med "send som" rettigheder

Når man har fået tildelt rettigheder til en sikker postkasse eller en personlig postkasse, tilføjer man postkassen i Outlook ved at følge nedenstående vejledning.

Sendt post havner i "Sendt post" mappen i den postkasse, brugeren har fået rettigheder til.

Fremsøg og start Kontrolpanel.

Vælg Brugerkonti.

Vælg Mail (32-bit).

Vælg Mailkonti.

Vælg Ny på fanen Mail.

Vælg Mailkonto og udfyld felterne sådan:

Dit navn: Navnet på den person, hvis postkasse du har fået rettigheder til
Mailadresse: Mailadresse på den person, hvis postkasse du har fået rettigheder til
Adgangskode: Din egen UCL-adgangskode.

Klik Næste.

Klik Udfør.

Klik OK.

Luk de 2 dialogbokse og genstart Outlook.

Postkassen er nu tilføjet i mappelisten i venstre side af Outlook-vinduet.