UCL Guides DKUCL GuidesIT & Software BrugKontaktpersoner og kontaktpersongrupper i Outlook klienten

Kontaktpersoner og kontaktpersongrupper i Outlook klienten

I adressekartoteket i Outlook er der en række fælles distributionslister, der styres af registreringer på de enkelte personer i SIS, fx afdeling, ansættelsessted eller uddannelse.

Derudover kan man selv lave sine egne kontaktpersoner og distributionslister (kontaktpersongrupper), og disse kan evt. deles med andre.

Oprette ny kontaktperson

Hvis man har modtaget en e-mail fra en person, og man ønsker at gemme kontaktinformationerne i adressekartoteket, højreklikker man på e-mailadressen i mailen og vælger "Føj til kontakter i Outlook".

Der åbnes automatisk et vindue med den nye kontaktperson. E-mail feltet er udfyldt. Man kan selv udfylde flere felter, hvis man ønsker det. Klik på Gem for at gemme kontaktpersonen.

Man kan også oprette en ny kontaktperson manuelt. Vælg Favoritter (ikonet med de 2 personer) nederst til venstre i Outlook.

Klik på "Ny kontakt" i blokken Ny på fanen Hjem.

Udfyld de ønskede felter og gem ved at klikke på "Gem og luk" i blokken Handlinger på fanen Kontakt.

Oprette ny kontaktpersongruppe (distributionsliste)

Vælg Favoritter (ikonet med de 2 personer) nederst til venstre i Outlook.

Klik på "Ny kontaktpersongruppe" i blokken Ny på fanen Hjem.

Giv kontaktpersongruppen et navn.

Tilføj personer til kontaktpersongruppen ved at klikke på den lille pil nederst til højre i ikonet "Tilføj medlemmer" i blokken Medlemmer på fanen Kontaktgruppe. Man får nu 3 valgmuligheder:

  1. "Fra Outlook-kontakter" er dit personlige adressekartotek i Outlook, dvs. dine egne kontaktpersoner (Favoritter).
  2. "Fra adressekartoteket" er UCLs fælles adressekartotek.
  3. "Ny mailkontakt" giver mulighed for selv at taste en e-mailadresse.

Man kan blande de 3 ovennævnte muligheder, dvs. en kontaktpersongruppe kan godt indeholde personer fra både Outlook-kontakter, adressekartotek og manuelt indtastede e-mailadresser.

Gem kontaktpersongruppen ved at klikke på "Gem og luk" i blokken Handlinger på fanen Kontakt.

Redigere en kontaktperson eller kontaktpersongruppe

Har man brug for at redigere oplysninger på en kontaktperson eller medlemmerne af en kontaktpersongruppe, går man ind under Favoritter.

Her finder man kontaktpersonen eller kontaktpersongruppen under Kontakter.

Klik på Rediger til højre i vinduet med kontaktpersonen eller kontaktpersongruppen.

Foretag de ønskede ændringer og afslut ved at klikke på Gem.

Sende e-mail eller mødeindkaldelse til kontaktperson eller kontaktpersongruppe

Hvis man vil sende en e-mail til en kontaktperson eller kontaktpersongruppe, åbner man en ny e-mail. Hvis man vil sende en mødeindkaldelse til en kontaktperson eller kontaktpersongruppe, opretter man en aftale i kalenderen og klikker på "Inviter deltagere".

Klik på Til.

Derved åbnes det fælles UCL adressekartotek. Klik på den lille pil ud for "Global adresseliste" og vælg Kontakter for at få vist kontaktpersoner og kontaktpersongrupper i stedet for det fælles UCL adressekartotek.

Videresende kontaktperson eller kontaktpersongruppe

Man kan videresende en kontaktperson eller en kontaktpersongruppe, hvis modtageren kun skal bruge informationen en enkelt gang og ikke har brug for, at informationen opdateres. Gå ind under Favoritter.

Find kontaktpersonen eller kontaktpersongruppen under Kontakter.

Højreklik på kontaktpersonen eller kontaktpersongruppen og vælg "Videresend kontakt" - "Som Outlook-kontakt".

Der oprettes nu en ny e-mail, hvor kontaktpersonen eller kontaktpersongruppen er vedhæftet som en fil.

Modtageren kan gemme kontaktpersonen eller kontaktpersongruppen ved at trække filen til Favoritter.