Kalendergrupper i Outlook

I Outlook kan man oprette kalendergrupper, fx for en afdeling eller for personerne i en arbejdsgruppe, man deltager i.

Kalendergrupper skal vedligeholdes manuelt, men er det fx en afdeling, er det nemt at slette gruppen og oprette den igen, hvis man vil sikre sig, at den er opdateret med de rigtige personer.

Vælg Kalendergrupper - Opret ny kalendergruppe (på fanen Hjem).

Giv din kalendergruppe et navn og vælg OK.

Adressekartoteket åbnes automatisk. Udvælg de personer, som kalendergruppen skal indeholde. Det kan være enkeltpersoner og/eller hele afdelinger.

Her har jeg valgt at lave en gruppe med alle ansatte i afdelingen Læringsteknologi og it-service. Jeg har derfor klikket på den lille pil ud for Global adresseliste og har fundet afdelingen under UCL Ansatte.

Vælg alle personerne på listen (men ikke gruppen øverst på listen).

Vælg knappen Gruppemedlemmer.

De markerede personer tilføjes nu til listen. Udvælg evt. flere personer til gruppen.

Afslut med at vælge OK.

Kalendergruppen ligger nu lige under ”Mine kalendere” i kalenderen i Outlook.

Man kan markere hele gruppen eller enkeltpersoner i gruppen for at få vist alle eller udvalgte kalendere.

For overskuelighedens skyld kan det være en fordel at sortere gruppens medlemmer alfabetisk. Højreklik på kalendergruppens navn og vælg "Arranger efter navn".