UCL Guides DKUCL GuidesSkytjenester Google DrevDelingsindstillinger og rettighedshåndtering

Delingsindstillinger og rettighedshåndtering

Det er simpelt at dele dokumenter og mapper med kolleger eller andre i Google Drev. Delte dokumenter og mapper fungerer glimrende som samarbejdsplatform for fx et team eller en arbejdsgruppe.

OBS: Hvis du deler en mappe, får alle dokumenter i mappen sammen delingsindstillinger. Det er en god løsning, hvis du vil dele mange dokumenter med samme gruppe mennesker, men pas på ikke at give personer adgang til en mappe, hvor de kun skal kunne se noget af indholdet. Så er det bedre at dele de enkelte dokumenter.

Du starter med at oprette de dokumenter eller den mappe, du ønsker at dele.

1. Højreklik på det element, du ønsker at dele

2. Vælg Del

Du har nu følgende muligheder:

Deling med udvalgte brugere

Du kan dele med udvalgte brugere i den øverste sektion af delingsvinduet

1. Skriv navnet på den person, du vil dele med. Du kan søge alle UCL-ansatte og studerende frem direkte her. Når du har søgt vedkommende frem, skal du klikke for at vælge dem. Du kan tilføje så mange personer, du vil én ad gangen.

Hvis du har oprettet en Google-gruppe med udvalgte personer, kan du dele med alle medlemmerne på én gang. Læs her, hvordan du gør. Ønsker du dog, at de skal have forskellige rettigheder (fx at nogle kan se, mens andre kan redigere), skal du tilføje dem én ad gangen.

2. Vælg nu brugernes rettigheder i dropdown-menuen til højre

Du har 3 muligheder:

1. Læser: Brugeren kan kun se og downloade indholdet
2. Bruger med kommentaradgang: Brugeren kan tilføje kommentarer til indholdet
3. Redaktør: Brugeren kan redigere indholdet på lige fod med dig

Der gemmer sig yderligere indstillinger bag tandhjulsikonet i højre hjørne

Hvis du klikker på tandhjulet, får du følgende muligheder:

Begge muligheder er slået til som standard, men du har mulighed for at fjerne redaktørers mulighed for at ændre delingsindstillingerne eller at stoppe læsere og bruger med kommentaradgang fra downloade, udskrive eller kopiere indhold.

Når du har valgt rettigheder, kan du vælge at tilføje en meddelelse til de personer, du deler dokumentet med. Meddelelsen bliver vist i den e-mail, som brugerne automatisk modtager med information om, at du har delt noget med dem.

Når du er klar, trykker du på Send for at færdiggøre og gemme delingen og notificere brugerne om, at du har delt noget med dem.