UCL Guides DK

Privat SmartKlik - uddannelsesfaglige medarbejdere og administrative AC-medarbejdere

Opdateret

I Privat SmartKlik får du mulighed for løbende at registrere dine timer, enten (Model A) detaljeret på de aktiviteter, du er allokeret til, eller (Model B) pr. aktivitetskategori jf. opdelingen i opgaveporteføljen, eller (Model C) ved at angive dit samlede timeforbrug pr. dag i registreringslinjen ”Præsteret tid” - se visning af de 3 muligheder nedenfor. Model A og B vil give dig et bedre sammenligningsgrundlag over til de allokerede timer i opgaveporteføljen.

Det er muligt at kombinere de 3 muligheder. Et eksempel kunne være, at man har en specifik opgave/aktivitet, som man ønsker at følge timeforbruget på, og derfor indtaster timeforbruget på den specifikke aktivtet (Model A) og de øvrige timer på de overordnede kategorier (Model B). Den samlede indtastning pr. dag skal dog repræsentere det timetal, der samlet er anvendt på dagen. Summen kan aflæses i ”Totaler i timer”.

Dine ferie- og fraværsregistreringer vil løbende blive overført fra alm. SmartKlik i takt med, at fraværet godkendes i SmartKlik af din nærmeste leder. Det er derfor vigtigt, at du ikke egen-registrerer fravær i Privat SmartKlik.

Du kan i Privat SmartKlik løbende følge afvigelsen mellem din egen-registrerede tid og din ansættelsesnorm. Hvis du ønsker at følge din afvigelse for hele året (årsnormen), er det vigtigt, at du registrerer dine anvendte timer tilbage fra 1. januar 2022.

Registreringer i Privat SmartKlik er til dit eget brug og skal derfor ikke afsendes til godkendelse.

Sådan logger du ind i Privat SmartKlik

Du får adgang til Privat SmartKlik via ikonet i UCL Programmer - 1. Fælles programmer

Du bliver bedt om at indtaste dit brugernavn (UCL brugernavn) + din adgangskode. Adgangskoden for medarbejdere ansat før 2021 er de 4 sidste cifre i deres brugernavn, hvis du ikke selv tidligere har ændret den. Adgangskoden for ansatte efter 2020 er SK123456, hvis du ikke selv tidligere har ændret den.

Du bedes ændre din adgangskode første gang, du logger på. Koden skal bestå af minimum 8 karakterer. Du ændrer din adgangskode ved at klikke på dit navn øverst til højre og vælge Skift adgangskode.

Udfyld alle 3 felter under "Skift adgangskode" og klik Gem.

Model A: Egenregistrering på aktivitetsniveau

Timer indtastes i ugeregistreringsbilledet - menuen ”Reg.opg/timer”.

Anvendt arbejdstid for dagen indtastes på de enkelte aktivitetslinjer.

Hvis du ikke får vist dine aktivitetslinjer i Privat SmartKlik, bedes du tjekke, at du har nedenstående opsætning. Klik på det lille værktøjsikon ved siden af måneden.

Skulle du mod forventning stadig ikke se aktivitetslinjerne, kan det skyldes, at din nærmeste leder mangler at afsende det planlagte interval/halvår til Privat SmartKlik. Kontakt eventuelt din leder omkring dette.

Model B: Overordnede aktivitetskategorier

Såfremt du ønsker at benytte model B for egen-registrering af timer i Privat SmartKlik, skal du selv tilføje de aktivitetskategorier til ugeregistreringsbilledet, der er relevante for dig at opdele dine registreringer i. Aktivitetskategorierne skal kun tilføjes én gang og vil være tilgængelig i alle uger og efterfølgende normperioder.

Eksempel på ugeregistrering, hvor alle aktivitetskategorier (underaktiviteter) er tilføjet:

Følg trin A, B, C og D for hver aktivitetslinje/aktivitetskategori, der ønskes tilføjet.

  1. Vælg ”Tilføj/Fjern sager” og ”Tilføj ny” (Fig. 1 og 2)
  2. Vælg sagen:  Kode ”1”  Privat SmartKlik  Egenregistrering (Sag) (Fig. 3)
  3. Vælg hovedaktivitet: Kode ”1”  Privat SmartKlik  Egenregistrering (Aktivitet) (Fig. 4)
  4. Vælg Underaktivitet/Overordnede kategorier jf. opgaveporteføljen (Fig. 5).

Overordnede aktivitetskategorier for uddannelsesfaglige medarbejdere:

  • Studieaktiviteter UA001
  • Pæd/adm og kompetenceudvikling UA002
  • Eftervidereuddannelse (KomO) UA008
  • Forskning og udvikling (Projekter) UA009
  • Eksternt salg UA005

Fig. 1: Vælg menuen ”Reg. opg/timer” og ”Tilføj/fjern sager”:

Fig. 2: Vælg ”Tilføj ny”:

Fig. 3: Vælg Sag ”Privat SmartKlik - Egenregistrering (Sag)”:

Fig. 4: Vælg Hovedaktivitet ”Privat SmartKlik - Egenregistrering (Aktivitet)”:

Fig. 5: Vælg Underaktivitet (Kategori) f.eks. ”Studieaktiviteter”:

Gentag ovenstående trin, indtil du har fået tilføjet de aktivitetskategorier, der er relevante for dine indtastninger.

Model C: Registrering af "Præsteret tid"

Præsteret arbejdstimetal indtastes i ugeregistreringsbilledet - menuen ”Reg.opg/timer”. Timerne indtastes pr. dag i øverste linje ”Præsteret tid”.

Ferie og fravær

Du skal fortsat planlægge og registrere din ferie og øvrigt fravær i Alm. SmartKlik, hvorfra dine fraværsposter løbende vil blive oveført til Privat SmartKlik i takt med, at fraværet godkendes af din nærmeste leder. Det er derfor vigtigt, at du ikke egen-registrerer fravær i Privat SmartKlik.

Få overblik over dit timeforbrug

Du kan i Privat SmartKlik løbende følge afvigelsen mellem din egen-registererede tid og din ansættelsesnorm.

Hvis du ønsker at følge din afvigelse for hele året (årsnormen), er det vigtigt, at du registrerer dine anvendte timer hele året.

Du har overblik over dit timeforbrug pr. dag, uge, måned og år:

I opsætningen af ugeregistreringsbilledet har man mulighed for at få vist sin dagstotal øverst i registreringsbilledet i stedet for nederst. Dette er en fordel, hvis man har mange aktivitetslinjer. Klik på det lille ”Værktøjsikon” ved siden af ”Måned” og fjern fluebenet i ”Skjul dagstotaler i toppen”.

Hjælp til Privat SmartKlik

Hvis du, efter at have læst vejledningen, har tekniske spørgsmål til, hvordan du anvender Privat SmartKlik, kan du kontakte hr@ucl.dk.

0 Kommentarer

Tilføj kommentar

Send mig en email når nogen besvarer denne kommentar

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

Forrige Vejledning Tilføj eller fjern sager i tidsregistreringen
Næste Vejledning Find gamle afsluttede blanketter
Har du brug for hjælp? Kontakt IT-service