UCL Guides DK

Filr (ansatte)

Opdateret

Generelt om Filr
Definitioner

Dataansvarlig (Projektleder UCL): Den UCL-ansatte, der bestiller en Filr-mappe og har ansvar for deling.

Deleansvarlig (Adm. FILR deling): En UCL-ansat, som hjælper den dataansvarlige med at dele data i Filr-mappen.

Ekstern (bruger): En bruger, som ikke er UCL-ansat. Det kan fx være en UCL-studerende.

Intern (bruger): En bruger, som er ansat i UCL og har en @ucl.dk e-mailadresse.

Filr mappe / netmappe: Den hovedmappe, der oprettes i UCL's Filr-system til brug for deling af data. Projektleder kan dele hovedmappen eller undermapper med forskellige rettigheder til forskellige projektdeltagere.

Personhenførbare data: Med personhenførbare data menes, at data indeholder personoplysninger, dvs. enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person.

Der er tale om en personoplysning, når en person, direkte eller indirekte, kan identificeres, fx ved et ID-nummer, eller andre elementer, der er særlige for en given persons fysiske, fysiologiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet.

Anvendelse

Filr anvendes primært til forskningsprojekter.

Har man brug for opbevaring eller udveksling af andre former for data, kan man fx. bruge Q-drev, T-drev, DocuNote, Filesender eller 7-Zip.

Roller

Dataansvarlig / projektleder UCL

Den dataansvarlige får tildelt en Filr-hovedmappe navngivet efter det angivne projektnummer. Når hovedmappen er oprettet, skal den dataansvarlige (og evt. deleansvarlige, hvis en sådan er valgt) tildele rettigheder og dermed dele mappen med de relevante interne og eksterne projektdeltagere. Det er også muligt kun at dele enkelte undermapper og/eller filer/dokumenter.

Oprettelse af hovedmappe og efterfølgende rettelser i forhold til autorisationer kan udelukkende initieres af den dataansvarlige, da denne har det overordnede ansvar for korrekt håndtering af data i projektet.

Dataansvarlig har automatisk rettigheden Bidragsyder.

Deleansvarlig / evt. medadministrator

Den deleansvarlige er en ekstra person, som også bliver tildelt ansvaret for at dele de korrekte data med de korrekte personer. Der behøver ikke nødvendigvis at være en deleansvarlig.

Deleansvarlig har automatisk rettigheden Bidragsyder.

Projektdeltager med rettigheden Visning

Projektdeltageren kan få vist individuelle filer, der deles med vedkommende eller alle filer i mapper, der deles med vedkommende. Visningsrettighed giver ikke mulighed for at ændre eller oprette filer eller mapper.

Projektdeltager med rettigheden Redigering

Projektdeltageren kan få vist og ændre filer eller mapper inkl. indhold, der deles med vedkommende. Redigeringsrettighed giver ikke mulighed for at oprette nye filer eller mapper.

Projektdeltager med rettigheden Bidragsyder

Projektdeltageren kan oprette filer og undermapper i mappen, omdøbe eksisterende filer, ændre filer, flytte filer og slette filer i mappen. Kan også omdøbe og slette selve mappen.

Ændring i data- og/eller deleansvarlig

Skal der ændres på, hvem der er data- og/eller deleansvarlig for en Filr-mappe, skal man lave en sag til 4444@ucl.dk. Husk at angive Filr-mappens officielle navn (projektnummer).

Særligt for personhenførbare data

Der er skærpet opmærksomhed på datasikkerhed og korrekt autorisation, når data indeholder personoplysninger. Den dataansvarlige må derfor kun autorisere personer, som er beskæftiget med de formål, hvortil personoplysningerne behandles, og de enkelte brugere må ikke autoriseres til anvendelser, som de ikke har behov for.

Hvis eksterne personer skal have adgang til personhenførbare data via Filr, skal der indgås en databehandleraftale forud for deling. Hvis UCL ikke er dataansvarlig for de pågældende data, vil UCL blive databehandler, idet oplysningerne opbevares i UCL's it-system, og der skal ligeledes indgås en databehandleraftale med den dataansvarlige institution.

Den dataansvarlige er ansvarlig for selv at føre dokumentation for tilladelse og fratagelse af autorisationerne.

Utilsigtet adgang

Ved mistanke om utilsigtet adgang til data i Filr foretager den dataansvarlige indberetning af brud på sikkerheden til UCL ved at kontakte IT-Servicedesk. Mappens indhold gennemgås og evt. manglende materiale registreres, og videre handlinger vurderes i samråd med UCL's DPO (Data Protection Officer). Den dataansvarlige er selv ansvarlig for at føre dokumentation vedrørende ovenfor beskrevne handlinger vedr. utilsigtet adgang.

Sådan opretter man en Filr-mappe

Som projektleder kan du bestille en Filr-mappe, når du har en projektsag i DocuNote.

Vær opmærksom på, at der først kan oprettes en Filr-mappe til projektet, når projektet har fået tildelt et projektnummer af Økonomi.

Når din projektsag inkl. projektnummer er klar, gør du følgende:

Højreklik på projektsagen i DocuNote og vælg ”Egenskaber”.

Hvis du er i tvivl om, hvordan felterne skal udfyldes, så klik i feltet. Der kommer en hjælpetekst i en grøn boks i bunden af DocuNote skærmbilledet.

På fane 1 skal du nu udfylde afsnit 3 ”Data Management og FILR”. Det er vigtigt, at udfylde alle relevante felter, før man markerer "Anmod IT om oprettelse af FILR mappe".

Når du afslutter, skal du huske at trykke på gemmeikonet i venstre hjørne - ellers sendes din anmodning om oprettelse af Filr-mappen ikke afsted.

Som bekræftelse på din anmodning modtager du en autogenereret e-mail.

Sådan bruges Filr

Filr kan benyttes enten via web interface eller via klient/program, der installeres på din pc (eller Mac). Se afsnittene "Filr Web" eller "Filr klient" herunder.

Adgang for eksterne brugere

Dette afsnit er kun relevant for eksterne brugere. Er du ansat i UCL, er du allerede oprettet - gå til "Log ind" i afsnittene "Filr Web" eller "Filr klient" herunder.

Når en person fra UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole deler en mappe eller fil med dig via Filr, modtager du første gang en e-mail med et link til selvregistrering.

Klik på linket.

Linket fører til en formular, hvor du selv opretter din brugerkonto til Filr. Bruger-Id er din e-mailadresse (forudfyldt). Udfyld de øvrige felter og sæt flueben i "Jeg accepterer vilkår og betingelser", når du har læst og accepteret disse. Klik på "Tilmeld dig".

Derefter ser du følgende besked, om at registreringen er lykkedes. Klik Fortsæt.

Du kommer nu til loginsiden.

Filr web

Dette afsnit handler om, hvordan man bruger Filr via en browser.

Log ind på Filr web

Åbn en browser og gå ind på https://filr.ucl.dk.

Interne brugere logger på med deres UCL brugernavn og adgangskode. Eksterne brugere logger på med deres e-mailadresse som bruger-Id og den adgangskode, de selv har oprettet sig med. Udfyld felterne og vælg Logon.

Brugergrænsefladen

Brugergrænsefladen er lidt forskellig, alt efter om man er dataansvarlig, deleansvarlig eller almindelig projektdeltager.

På forsiden, som man kan vælge med ikonet, der ligner et hus, kan man downloade Filr-klienten, og man kan se en oversigt over de seneste filer, man har arbejdet med.

Alle projektdeltagere, der ikke er data- eller deleansvarlig har mappen "Delt med mig" (mappeikon med person).

Man kan se de mapper og/eller filer, man har adgang til, og derudover kan man se, hvem der har delt mappen/filen (delt af), hvornår adgangen udløber, samt hvilke rettigheder man har til mappen/filen.

Hvis man er data- eller deleansvarlig, kan man under Netmapper se alle de Filr-mapper og/eller -filer, man har adgang til.

Ansatte i UCL har mappen "Mine filer" hvor man dels kan se indholdet af P-drevet og dels de Filr-mapper og/eller -filer, som man har delt med andre.

Man skifter mellem visning af ovennævnte ved at vælge "Alle filer" (P-drevet) eller "Delt af mig" (Filr-mapper/filer, man har delt).

Hvis man ønsker at ændre noget på sin profil, skal man klikke på sit navn øverst til højre og vælge "Vis profil".

Under "Grundlæggende om kontoen" kan eksterne projektdeltagere skifte adgangskode. Deltagere fra UCL kan skifte adgangskode via https://pws.ucl.dk/.

Der er også mulighed for at tilføje et foto til profilen ved at klikke på upload-ikonet øverst til højre. Fotoet kan udskiftes ved at uploade et nyt, eller slettes ved at klikke på papirkurven ved siden af upload-ikonet.

Man kommer tilbage til forsiden ved at klikke på mappeikonet med personen ud for overskriften Brugerprofil.

Del fil eller mappe på Filr web

Dette afsnit er kun relevant for interne data- og deleansvarlige.

Hvis du er dataansvarlig eller deleansvarlig for en mappe, kan du dele indholdet.

Log ind på filr.ucl.dk og vælg Netmapper.

Find den ønskede mappe og vælg Del i højre side.

Fremsøg den bruger, der skal have adgang til mappen. Interne brugere kan fremsøges på navn eller e-mailadresse. Når man skriver i søgefeltet, søges der automatisk i UCL's adressekartotek for interne brugere. Fremsøg personen og klik på personen for at vælge vedkommende.

Eksterne brugere tilføjes ved at skrive hele e-mailadressen i søgefeltet og trykke enter.

Vælg om brugeren skal være editor, fremviser eller bidragsyder (se forklaring på mulighederne på i afsnittet Roller).

Vælg udløbstidspunkt (eller Aldrig). Skriv en besked i tekstfeltet og klik Inviter.

Der sendes nu en e-mail til brugeren om, at der er givet adgang til mappen.

Fjern deling

Dette afsnit er kun relevant for interne data- og deleansvarlige.

Som dataansvarlig eller deleansvarlig kan du fjerne eller ændre rettigheder til mapper.

Log ind på filr.ucl.dk og vælg Netmapper.

Find den ønskede mappe og vælg Administrer delinger i højre side.

Vælg den bruger, der skal slettes eller redigeres. Der er øverst til højre i vinduet 3 forskellige muligheder:

  1. Rediger delinger - her kan man ændre rettigheder og udløb.
  2. Fjern bruger - hvis brugeren ikke længere skal have rettigheder.
  3. Send påmindelse - hvis brugeren tidligere har fået rettigheder, men ikke har brugt mappen, kan man sende en påmindelse.

Klik Gem for at afslutte.

Flere kan arbejde i samme dokument samtidig

Flere personer kan arbejde i samme dokument samtidig via Filr web. Denne funktionalitet findes ikke i Filr klienten.

Funktionaliteten kan bruges til de fleste kendte filtyper og er således ikke begrænset til fx Word.

Man skal naturligvis have rettigheder til at ændre i dokumentet for at kunne arbejde i det, men hvis man kun har rettigheder til at se dokumentet, kan man åbne det på samme måde og følge med, mens andre ændrer i dokumentet.

Log på Filr web og find det dokument, der skal arbejdes med. Hold musen hen over dokumentets størrelse i højre side af vinduet. Nu vises der nogle ikoner i stedet for størrelsen. Klik på de 3 prikker (Flere handlinger).

Vælg Rediger - Online.

Man kan hele tiden følge med i, hvor andre skriver i dokumentet. Brugernavnet vises på det sted i dokumentet, hvor personen skriver.

Filr klient

Dette afsnit handler om, hvordan man bruger Filr via Filr klienten. Eksterne brugere anbefales at anvende Filr web.

Installation af Filr klienten

UCL-ansatte kan installere Filr klienten fra filr.ucl.dk. På forsiden ligger et link til installation af klienten.

Log ind i Filr klienten

Når du starter Filr klienten første gang, dukker der et Filr login-vindue op. Log på med dit UCL brugernavn og tilhørende adgangskode. I feltet Server-URL skal der stå https://filr.ucl.dk.

Første gang, du logger på, genstarter programmet for at aktivere UCL's indstillinger.

Se filer og mapper

Programmet Filr kører skjult. Du kan åbne programmet ved at klikke på ikonet nederst til højre på skærmen. Er ikonet ikke synligt, så klik på den lille pil for at få vist flere ikoner.

Alle dine Filr-mapper og -filer dukker op på din pc i en mappe (ligesom fx Dropbox og OneDrive). I mappen kan du se undermapperne Delt med mig, Mine filer og Netmapper.

Delt med mig: Filr-mapper og -filer, som andre har delt med dig.
Mine filer: Mapper og filer på P-drevet.
Netmapper: Alle Filr-mapper og -filer, som du har adgang til.

Der kan arbejdes med mapper og filer som i en almindelig Windows stifinder - dog skal man være opmærksom på Synkronisering.

Del fil eller mappe i Filr klienten

Hvis du er dataansvarlig eller deleansvarlig for en mappe, kan du dele indholdet.

Højreklik på mappen (eller filen) og vælg Del.

Fremsøg den bruger, der skal have adgang til mappen. Interne brugere kan fremsøges på navn eller e-mailadresse. Når man skriver i søgefeltet, søges der automatisk i UCL's adressekartotek for interne brugere. Fremsøg personen og klik på personen for at vælge vedkommende.

Eksterne brugere tilføjes ved at skrive hele e-mailadressen i søgefeltet og trykke enter.

Vælg om brugeren skal være editor, fremviser eller bidragsyder (se forklaring på mulighederne på i afsnittet Roller).

Vælg udløbstidspunkt (eller Aldrig). Skriv en besked i tekstfeltet og klik Gem.

Der sendes nu en e-mail til brugeren om, at der er givet adgang til mappen.

Ændre eller fjerne deling

Gå ind på samme måde som ved deling. Marker den bruger, hvis rettigheder skal ændres eller fjernes. Lav ændringen eller klik på Fjern. Afslut med at klikke på Gem.

Vigtige advarsler i Filr klienten

Du skal være logget ind i Filr klienten, hvis du vil arbejde via stifinder. Hvis der er kryds over Filr-ikonet i proceslinjen, er man ikke logget ind i Filr. Højreklik på ikonet og vælg Log på.

Når du arbejder med filer via Filr klienten, vises der et mini-ikon hen over den aktuelle fil/mappe.

Hvis alt er OK og synkroniseret, så andre projektdeltagere kan se samme data, vises der et grønt mini-ikon på filen eller mappen.

Hvis der vises et orange mini-ikon med hvide pile, kan årsagen være, at man ikke er logget ind i Filr, eller at man ikke har rettigheder til at oprette en fil eller mappe.

Hvis der vises et rødt mini-ikon med hvidt kryds, kan årsagen være, at man ikke har rettigheder til at oprette en fil eller mappe.

Du kan se flere detaljer om fejlene i Filr-konsollen (se næste afsnit) under "Ændringer i kø".

Hvis du ikke selv kan løse de orange og røde fejl, så kontakt IT-Servicedesk.

Filr-konsol

Filr-konsollen kan bruges til at se adskillige informationer omkring Filr, bl.a. hvilke handlinger, der er i kø, og en historik over foretagne ændringer.

Konsollen åbnes ved at højreklikke på Filr-ikonet og vælge Åbn Filr-konsollen.

De 7 valgmuligheder i menuen i venstre sidepanel af konsollen er beskrevet her:

Konto: Information om dit login og hvilken server, Filr bruger. Du kan også se, hvor meget en fil max. kan fylde, før den holder op med at synkronisere af sig selv (standard 2 GB).

Generelt: Vælg om Filr skal starte af sig selv sammen med Windows.

Lager: Vælg hvor Filr skal synkronisere mapper og filer på din pc. Det anbefales ikke at ændre på dette uden hjælp fra IT-Servicedesk.

Programmer: Bloker andre programmers tilgang til Filr. Ikke redigerbart for andre end IT-Servicedesk.

Ændringer i kø: En liste over ændringer, som står i kø. Det kan fx være en synkronisering.

Seneste aktivitet: En historik over aktivitet i Filr.

Systemadvarsel: Indeholder systemadvarsler.

Store filer i Filr

Vær opmærksom, hvis der er behov for at gemme store filer i Filr, f.eks. videoklip. Der er sat begrænsninger i systemet for at beskytte din pc og Filr-systemet.

Maks. synkroniseringsstørrelse for desktop: 300 MB

Denne værdi er generel for alle Filr-brugere.

Dette betyder, at på din desktop (pc), hvor Filr klienten benyttes, kan du placere filer i dine Filr-mapper, der har en maximal størrelse på 300 MB. Hvis du placerer filer, der er større, kommer der et fejlsymbol på filen, og den synkroniseres IKKE til Filr-serverne. Dine kolleger kan derfor IKKE se filen.

Begrænsningen er der, fordi alle de filer, som håndteres eller åbnes via Filr-klienten på din pc, downloades til din pc og bruger plads på C-drevet. Det er med andre ord et værktøj til, at din pc ikke løber tør for plads.

Maks. filstørrelse for filoverførsel: 2 GB

Denne værdi er som udgangspunkt generel for alle Filr-brugere.

Hvis der skal gemmes/uploades større filer end 300 MB i dine Filr-mapper, skal det gøres via Filr web (filr.ucl.dk). Den default maksimale filstørrelse, der kan uploades via Filr web, er 2 GB. Denne begrænsning er sat for at beskytte den generelle stabilitet af Filr-systemet. Det er relativt sjældent, at filer overstiger størrelsen 2 GB.

Filer over 2 GB

Hvis der er filer over 2 GB, der skal uploades til Filr-mapper, skal der laves en undtagelse for den person, der skal uploade filen, og for det projekt, hvis  mappe filen skal uploades til. Projektlederen bedes skrive til IT-servicedesk@ucl.dk, anføre projektnummer, person(er) der skal uploade stor fil til projektmappen (undermappe), samt skrive hvor store filer, der er brug for at uploade.

Synkronisering

Dette afsnit er kun relevant for brugere, der anvender Filr klienten.

Hvornår sker synkronisering?

Synkronisering fra Filr klienten til Filr serveren sker, så snart filen gemmes og lukkes. Synkronisering fra Filr serveren til Filr klienten sker med intervaller, der er fastlagt af Filr-administratoren. Det er som standard hvert kvarter. Hvis serveren ikke er tilgængelig, forsøger klienten at kontakte serveren hvert minut, indtil forbindelsen genoprettes.

Synkroniser manuelt

Man kan også synkronisere manuelt ved at højreklikke på Filr-ikonet og vælge Synkroniser nu.

Hvilke mapper synkroniseres?

I Filr synkroniseres mapper og filer med din pc, når filerne er placeret på følgende lokationer i Filr:

Mine filer: Filer, der er placeret i området Mine filer, synkroniseres som standard. Når du tilføjer eller ændrer filer i mappen Mine filer på din pc (C:\Brugere\brugernavn\Filr\Mine filer), synkroniseres filerne automatisk med Filr serveren ved den næste synkronisering.

Delt med mig: Filer, der er placeret i området Delt med mig, synkroniseres som standard. Du kan redigere filer i området Delt med mig. Ændringerne synkroniseres med Filr serveren, hvis du har de nødvendige rettigheder. Du kan dog ikke føje filer til roden af mappen Delt med mig fra klienten på din pc. Hvis du gør det, synkroniseres filerne ikke med Filr serveren. Du kan føje filer til mapper, der er delt med dig, hvis du har rettigheden Bidragsyder til mappen.

Netmapper: Filer, der er placeret i Netmapper, synkroniseres på samme måde som filerne i Delt med mig. Følg de samme anvisninger.

Roden: Filer, der er placeret i roden af mappen C:\Brugere\brugernavn\Filr, kan ikke synkroniseres. Tilføj i stedet filerne i en af de relevante undermapper.

Hvilke handlinger understøttes?

Når du udfører en af nedenstående handlinger på mapper eller filer i Filr-mappen i på din pc, synkroniseres handlingen mellem pc'en og Filr-serveren ved næste synkronisering:

  • Oprettelse af filer og mapper
  • Kopiering af filer og mapper
  • Angivelse af kommentarer til filer
  • Ændring af filer
  • Flytning af filer og mapper
  • Omdøbning af filer og mapper
  • Deling af dokumenter og mapper
  • Sletning af dokumenter og mapper

Filer og mapper, du sletter fra Filr klienten, slettes også fra Filr serveren, hvis du har rettighederne til at slette dem.

Dette er dog ikke altid gældende, når du sletter filer eller mapper fra området Delt med mig. Hvis filen eller mappen er delt direkte med dig, synkroniseres den ikke længere med Filr klienten, og filerne og mapperne forbliver på serveren.

Hvis du sletter en fil eller mappe, som er en undermappe til en mappe, der er delt med dig, eller hvis filen findes i en mappe, der er delt med dig, slettes filen eller mappen fra serveren, hvis du har tilstrækkelige rettigheder til at foretage sletningen.

FAQ
Husk at dele med alle, der ikke er data- eller deleansvarlig

Data- og evt. deleansvarlig får automatisk adgang til Filr-mappen. Data- og evt. deleansvarlig skal give adgang til øvrige medlemmer af projektet - se Del fil eller mappe på Filr web eller Del fil eller mappe i Filr klienten.

Videofiler

Filr er ikke optimal til at arbejde med eller vise videofiler fra. Videofiler skal downloades og gemmes lokalt, før man åbner dem.

Samtidig editering

Flere personer kan editere i det samme dokument samtidig. Det skal foregå via web - se hvordan her.

Manglende synkroniseringsikoner

Hvis du ikke får ikonerne, der viser, om en fil er synkroniseret i Filr, kan det skyldes, at du har installeret Dropbox eller andre lignende tjenester.

For lange stinavne

Filr vil opleve synkroniseringsbesvær, hvis fil- og mapperstierne bliver for lange, så forsøg altid at holde stinavne så korte som muligt.

Forrige Vejledning Send og modtag store filer med FileSender
Næste Vejledning Om G Suite for Education på UCL
Har du brug for hjælp? Kontakt IT-service