UCL Guides DK

Planlægning af fravær (feriedage, særlige feriedage, omsorgsdage, seniordage og afspadsering)

Opdateret

På en UCL-pc kan SmartKlik åbnes via UCL Programmer - 1. Fælles programmer - ucl.smartklik (pc'en skal have forbindelse til UCL's netværk, dvs. enten fysisk være på UCL eller via VPN).

Man kan tilgå SmartKlik fra en ikke-UCL-pc eller Mac via linket https://ucl.smartklik.dk/. Det kræver dog, at man har forbindelse til UCL's netværk via VPN. Se vejledning til VPN her.

I SmartKlik planlægger man fravær under "Ferie & fravær". Klik på den grønne cirkel med palmen i venstre side af vinduet.

Oversigt

Når man vælger Ferie & fravær, vises først siden Oversigt. Siden indeholder:

  1. Overførsler & udbetalinger
    Her ses fraværsdage, du har bedt om at få overført eller udbetalt, som enten afventer godkendelse eller er afvist.
  2. Planlægning
    Her ses de poster, du har planlagt, sendt og afventer godkendelse af, afviste, samt hvis du har fået varslet fravær.
  3. Vejledning
    Her er kort beskrevet regler for overførsel og udbetaling af feriedage og særlige feriedage.
  4. Saldioversigt
    Her kan du se din saldo for de enkelte typer af fravær, de dage/timer du har planlagt, og antallet af dage/timer du mangler at planlægge.
  5. Fraværende medarbejdere
    Her kan du se, hvis nogle af dine kolleger er fraværende af andre årsager end ferie.
  6. Ferierende medarbejdere
    Her kan du se, hvis nogle af dine kolleger afholder ferie.
Hvordan planlægger jeg fravær?

Man planlægger fravær ved at vælge Feriekalender under Ferie & fravær. Klik med musen på en af fraværstyperne, her den grønne bjælke "Ferie". Hold venstre musetast nede og træk bjælken over i kalenderen.

På nedenstående skærmbillede kan man kun vælge mellem ferie, særlige feriedage og afspadsering. Hvis man har ret til omsorgsdage eller seniordage, vil de figurere som en farvet bjælke, der kan vælges.

Der åbnes nu et nyt vindue, hvor man vælger fraværstype og periode. Hvis man fjerner fluebenet i "Hele dagen", får man mulighed for at planlægge fravær i timer i stedet for hele dage. Klik på Afsend for at sende fraværet til godkendelse.

Hvis man planlægger fravær i flere uger, markerer SmartKlik også fravær i weekender og på helligdage, men der trækkes ikke fravær for disse dage.

Når den planlagte fravær er afsendt til godkendelse, står der [Afventer godkendelse] i den farvede blok i feriekalenderen.

Hvordan ændrer jeg planlagte fraværsdage, som endnu ikke er godkendt?

Planlagte fraværsdage, som endnu ikke er godkendt, kan ændres ved at bede lederen om at afvise fraværsdagene. Derefter kan man slette fraværsdagene og evt. registrere dem på et andet tidspunkt.

Klik på den planlagte og afviste fraværsblok (blokken vil være rød, og der vil stå [Afvist] i blokken).

Tryk Delete og vælg Slet.

Herefter kan man lave en ny fraværsplanlægning.

Hvordan ændrer jeg planlagte fraværsdage, som er godkendt?

Når fraværsdage er godkendt, kan de ændres via Feriekalenderen.

Vælg Ferie & fravær (ikonet med palmeøen) - Feriekalender.

Klik på den godkendte fraværsdag i kalenderen og vælg Genåben.

Klik Ja.

Vælg ny Fra- og Til-dato og klik Afsend, eller vælg Slet for bare at slette fraværsdagene.

Hvordan ændrer jeg planlagte fraværsdage efter dato for afholdelse?

Hvis man alligevel ikke kan afholde planlagte fraværsdage, og registreringen ikke ændres før dato for afholdelse, skal man ændre det via Tidsregistrering.

Derefter kan fraværsdagene planlægges på et andet tidspunkt via Feriekalender.

Vælg Tidsregistrering (ikonet med vækkeuret), Reg. af opg./timer - Opgaver & timer.

Find den godkendte fraværsdag i oversigten. Marker dagen (1,00) og tryk Delete. Tryk derefter på Afsend uge for at sende ændringen til godkendelse hos din leder. Fraværsdagen vil stadig figurere som godkendt i Feriekalenderen, indtil din leder har godkendt sletningen.

0 Kommentarer

Tilføj kommentar

Send mig en email når nogen besvarer denne kommentar

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

Forrige Vejledning Brug af DocuNote web internt – til eksempelvis MAC brugere
Næste Vejledning Overførsel eller udbetaling af feriedage og særlige feriedage
Har du brug for hjælp? Kontakt IT-service