UCL Guides DK

Guide til dig, der laver foto og video til UCL

Opdateret Aug 24, 2021

Er du studerende og laver optagelser til en af UCL's officielle websites eller SoMe-kanaler?
Så skal du følge denne guide til UCL’s GDPR-retningslinjer.

Det skal du vide

UCL's retningslinjer for, hvordan du overholder GDPR-lovgivningen, skal følges, så snart du laver optagelser med personer,  andre kan genkende.

Sådanne optagelserne er det, der - i GDPR-sprog - kaldes personoplysninger, og de skal indsamles og behandles, som retningslinjerne her foreskriver det.

Huskeliste

Når du laver optagelser til UCL - fx fra din hverdag på uddannelsen - har du iflg. GDPR en såkaldt oplysningspligt overfor dem, du laver optagelser med. Du skal også foretage en risikovurdering, og i visse tilfælde skal du bede om et skriftligt samtykke.

I praksis betyder det, at du skal huske at

  • bede om lov til at tage billedet
  • oplyse, hvad formålet med at tage billedet er
  • oplyse, hvor/hvordan billedet vil blive brugt
  • oplyse, at det er frivilligt at deltage
  • vurdere, om der er risiko for, personen kan føle sig udstillet på en negativ måde
  • få skriftligt samtykke fra alle – undtaget er dog UCL’s egne studerende og ansatte
  • få skriftligt samtykke fra forældre (værge) til børn under 15
  • undlade at lave optagelser af personer, der ikke ønsker det
  • indhente lokationsstedets – praktikstedets fx – tilladelse til lave optagelser


Brief dine medvirkende grundigt

Husk, din optagelse skal typisk kunne bruges flere forskellige steder. Beskriv konkret men også bredt, hvad optagelserne kan blive brugt til, og hvad formålet er. 

Generelt er formålet at dele indhold  om UCL med omverdenen, informere om uddannelserne og tiltrække opmærksomhed.

Optagelserne kan potentielt blive brugt i kommunikations- og markedsføringsøjemed på både eksterne og interne kanaler og både online og på tryk. 

Giv konkrete eksempler, der er til at forholde sig til. Fortæl om ucl.dk og UCL’s SoMe-kanaler som fx Facebook, Facebook-annoncer, Instagram, LinkedIn, YouTube. 

Undlad at lave optagelser med personer, der tøver med at ville deltage. Fortryder de og trækker deres samtykke tilbage, følger et stort og ressourcetungt arbejde med at fjerne billeder.

Vær opmærksom på, at optagelser, du skal bruge i dine opgaver, er underlagt andre retningslinjer.
Dem kan du læse om på 'GDPR - Persondataregler for studerende'

Praktikken som location

Skriftligt samtykke fra alle.

Praktikstedets ansatte såvel som kunder, patienter, borgere - hvem det end er, du laver optagelser med i praktikken - skal give dig deres skriftlige samtykke.

Husk også den grundige briefing, så dine deltagere ved, hvad de siger ja til.

Endelig skal du også huske at få praktikpladsens tilladelse til at lave optagelser på stedet.

Foto fra hospitalsafdeling. Ansatte og patient skal afgive skriftligt samtykke.
Arkiv: foto.ucl.dk

I udlandspraktikken gælder GDPR også

GDPR gælder, uanset om du laver optagelser i Danmark eller i Dubai.

I udlandet skal du have tilladelse og skriftligt samtykke som i dansk praktik og også huske den grundige briefing. Du skal desuden tjekke afsnittet ’Lokale love og sædvaner’ i Udenrigsministeriets rejsevejledninger. Der kan være lokale regler og retningslinjer for video- og fotooptagelser, du også skal være obs. på.

Bor du hos en værtsfamilie, du vil lave optagelser med, skal du briefe dem på formål og anvendelse, men du behøver ikke skriftligt samtykke.

Billedtekst Fysioterapeutstuderende fra UCL i praktik i Tanzania. Ansatte og patienter skal afgive skriftligt samtykke.
Arkiv: ucl.dk

Sprog- og kulturbarrierer

Laver du optagelser med personer, der ikke forstå engelsk, må du forsøge at alliere dig med en lokal ’tolk’ for at få oversat din briefing. Hvis en tolk ikke er en mulighed, må du være særligt opmærksom på at sikre dig, billedet er fuldstændig harmløst for de fotograferede.

Kan personerne forstå engelsk men hverken skrive eller læse, kan du lave et video-samtykke i stil med: ’Hi. My name is /NN/. UCL may use recordings with me on websites and SoMe.’

Billedtekst: Enkelte gange kan man ikke formidle formål og brug af optagelsen til dem, man fotograferer – fx pga. sproglige eller kulturelle forskelle. Alligevel kan man godt offentliggøre et billede som dette, fordi det er fuldstændig harmløst. Anvendelsen bør dog begrænses.
Arkiv: Colourbox

Forsamlinger og fester kræver forsigtighed og omtanke

GDPR-retningslinjerne er svære at følge, når mange mennesker er samlet. Tag dine forholdsregler og undgå klager.

Hvis det er muligt for dig at gøre opmærksom på optagelserne til forsamlingen, skal du gøre det. Måske kan du alliere dig med den, der byder velkommen til arrangementet, og få vedkommende til at nævne, at der laves optagelser, og at de bliver offentliggjort. Det skal være muligt at sige fra, hvis man ikke vil være med på billederne.

Hvis det ikke er muligt at gøre opmærksom på optagelserne, må du være knivskarp på at vurdere, om der kan være en risiko for, en deltager kan føle sig udstillet på en negativ eller kompromitterende måde.
Det er svært, vi har alle forskellige grænser, men du må prøve at sætte dig i den andens sted. Ligner han eller hun typen på en, der vil have det fint med at få billedet på fx SoMe?

Dimissionsfoto fra UCL. I velkomsttale og invitation blev der oplyst om fotograferingen.
Arkiv: foto.ucl.dk

Ved fester skal du være særligt forsigtig med optagelserne

Optagelser ved fester  kræver særlig omtanke. Skriftligt samtykket er ikke måden at få billeder i hus på. Er en person påvirket, er samtykket reelt ikke noget værd.

Overvej altid, om personer på optagelserne kan føle sig udstillet på en negativ eller kompromitterende måde og bring aldrig optagelser af synligt påvirkede personer.

Det bedste råd? Lad være med at tage billeder fra fester, medmindre der er en helt særlig grund til det. Drøft det med din UCL-kontaktperson. 

Når fritiden og det offentlige rum er i søgeren

Harmløse hverdagssituation kræver ingen særlige forholdsregler. Går du tæt på, skal du bede om lov og orientere om formål og brug.

Optagelser i bybilledet kræver ingen særlige forholdsregler, så længe du ikke zoomer helt tæt ind på enkeltpersoner.

Harmløst billede af personer i bybilledet.
Arkiv: Colourbox

Zoomer du ind, skal du briefe dem, du tager billeder af.

Fysioterapeutstuderende fra UCL i praktik i Tanzania – efter fyraften.
Arkiv: ucl.dk

Skriftligt samtykke

Du skal altid briefe deltagerne i dine optagelser, så de ved, hvad de siger ja til. Nogle gange skal du også bede om skriftligt samtykke.

Du skal huske grundig briefing og bede om skriftligt samtykke, når du laver optagelser med

  • borgere, kunder, patienter, klienter o.l. grupper
  • personer under 15 år - bed om forældre/værges skriftlige samtykke
  • person under værgemål - bed pårørende eller værge om skriftligt samtykke
  • personer i særligt outfit - fx letpåklædte personer (også UCL-folk) i vores øvelokaler eller fitnesslokaler

UCL-studerende eller UCL-ansatte behøver du normalt ikke skriftligt samtykke fra, men du skal altid huske at få deres accept og at briefe dem på både formål og anvendelse.

Billedtekst: Pædagogstuderende fra UCL i børnehus. Der skal skriftligt samtykke til fra samtlige børns forældre samt børnehavens ansatte men ikke fra den studerende.
Arkiv: foto.ucl.dk.

Brug elektronisk samtykkeerklæring

Dansk formular

Du skal have en aftale med en medarbejder i Kommunikation og Markedsføring om at bruge den elektroniske erklæring, før du gør det.

Din medvirkende scanner QR-koden med sin mobil, så kommer formularen frem.
En anden mulighed er at taste et af nedenstående links i en browser

Når snart erklæringen er udfyldt og indsendt, modtager den medvirkende en kvittering i sin mail. Nu har du indhentet samtykket og skal ikke gøre mere. Den udfyldte erklæring havner i en postkasse, som din kontaktperson administrerer. 

Consent Form - Engelsk formular

Du skal have en aftale med en medarbejder i Kommunikation og Markedsføring om at bruge den elektroniske erklæring, før du gør det.

Når snart erklæringen er udfyldt og indsendt, modtager den medvirkende en kvittering i sin mail. Nu har du indhentet samtykket og skal ikke gøre mere. Den udfyldte erklæring havner i en postkasse, som din kontaktperson administrerer.

Vær opmærksom på, du kun kan bruge den elektroniske samtykkeerklæring, når du laver optagelser til UCL.

Du skal også have en aftale med en medarbejder i Kommunikation og Markedsføring om at bruge den, før du gør det.

Optagelser, du skal bruge i dine opgaver fx, er underlagt andre retningslinjer, og der skal du bruge en anden erklæring. Det kan du læse om på 'GDPR - Persondataregler for studerende'.

Sikker opbevaring af dine optagelser

Optagelser skal opbevares GDPR-forsvarligt.

Du skal gemme de optagelser, du laver til UCL på din UCL Onedrive-konto. Så sikrer du, de bliver opbevaret sikkert og forsvarligt. Det gør du sikkert allerede – ellers kan du læse om det her på guides.ucl.dk

En anden mulighed er at aftale med den UCL-ansatte, der har bedt dig lave optagelserne, at du overfører optagelserne til vedkommende.

Hvis uheldet er ude, og et samtykke tilbagekaldes

Fortryder en person sin medvirken og tilbagekalder sit samtykke, skal optagelser med vedkommende slettes.

Kontakt straks din UCL-kontaktperson. Optagelser med en person, der har tilbagekaldt sit samtykke/accept, skal slettes. 

Den fremadrettet brug forhindres ved at slette optagelserne fra arkiver og systemer, de er gemt i. Fjern helst også optagelserne, hvor de er publiceret online, hvis det er muligt. 

Det er en situation, vi meget gerne skal undgå, så det kan ikke understreges nok, hvor vigtig en grundig briefing af de medvirkende er. 

Video med det vigtigste

I videoen får du retningslinjerne i overskrifter.
Videoen er lavet til UCL’s ansatte, men retningslinjerne er de samme, så du kan også bruge informationerne.

Om GDPR

EU’s GDPR-lovgivning er til for at beskytte vores personoplysninger. 

Et billede eller en video er en personoplysning, hvis personen på optagelsen kan genkendes og identificeres. Optagelser med genkendelige personer, der bliver offentliggjort fx på de sociale medier, er iflg. Datatilsynet behandling af personoplysninger. En personoplysning kan også være et navn eller et personnummer. Personoplysninger skal behandles efter de databeskyttelsesretlige regler. 

'GDPR - Persondataregler for studerende' kan du læse mere om reglerne, også hvordan UCL behandler dine personoplysninger.

OBS! Optagelser, du skal bruge i dine opgaver, er underlagt andre retningslinjer.
Dem kan du læse om på 'GDPR - Persondataregler for studerende'.

Siden er lavet i samarbejde mellem informationssikkerhedskoordinator Jakob Hempler-Mikkelsen, jahe@ucl.dk, og kommunikationskonsulent Jeanet May Gregersen, jemg@ucl.dk.
Skriv endelig, hvis der er noget, der er uklart.

Forrige Vejledning GDPR og optagelse af online undervisning
Næste Vejledning Retningslinjer for skriftlige hjemmeprøver hos UCL
Har du brug for hjælp? Kontakt IT-service