UCL Guides DK

Send dokument til underskrift

Opdateret Mar 02, 2021

Docunote har mulighed for at sende et dokument til underskrift hos både interne og eksterne. Det kan både være via en digital underskrift men også med NemID. Det er en funktionalitet der er omfattet en betaling efter forbrug, derfor er det kun udvalgte der har adgang til at bruge den. Derfor er første skridt at kontakte IT Servicedesk, hvis man har brug for funktionaliteten. Man har også brug for ekstra rettigheder hvis man skal sende til eksterne kontaktpersoner, da man skal have lov til at oprette disse. Alle studerende og ansatte er oprettet.

1. Find dokument

Fremfind dokumentet der skal underskrives og tryk på dette så det markeres.

2. Anmod om underskrift

Tryk på Anmod om underskrift i menu-båndet øverst. Hvis der er grå, så har du ikke rettigheder til det.

Bemærk at hvis dokumentet er en kladde eller under redigering, så kan det ikke sendes til underskrift.

3. Vælg underskrifttype

De to underskriftstyper fungerer på samme måde, men den sidste inkluderer at der skal bekræftes med NemID. Dermed er man mere sikker på identiteten af underskriver. Dette kræver at du har underskrivers CPR Nummer.

4. Vælg underskrivere

Vælg den eller de der skal underskrive:

  • Tilføj mig  Tilføjer en selv.
  • Tilføj kollega  Tilføjer én eller flere ansatte.
  • Tilføj kontakt  Tilføjer én eller flere studerende eller eksterne kontaktpersoner.

5. Indsæt eksterne underskrivere

Eksterne underskrivere er oftest ikke oprettet som kontaktpersoner. Derfor kan felterne bare udfyldes manuelt ved at skrive i dem.

6. Underskriftsprocedure

Angiver om alle underskrivere skal have besked om underskrift på én gang, eller om det skal ske i en rækkefølge.

7. Tillad delegering

Det kan være en god ide at vælge at tillad delegering, da dette giver mulighed for at en anden kan underskrive dokumentet, hvis den person man har sendt den til ikke er korrekt eller på andenvis forhindret.

I så fald kan underskriveren vælge Deleger.

Her vil underskriveren så skulle indtaste oplysningerne på den person de delegere underskriften til.

8. Rækkefølge

Når alle underskrive er valgt, ser man en liste over dem alle og kan rykke rundt på dem ned pilene, så det afspejler den rækkefølge de skal underskrive i.

9. Roller

Her kan man vælge hvilke rolle personen har:

  • Underskriver.
  • Godkender. Skal godkende dokumentet og underskriverne FØR dokumentet bliver sendt til underskrift.
  • Endelig kopi. Person der skal have den endelige underskrevne kopi. Den der starter processen får altid besked og det underskrevne dokument kan findes i Docunote.

10. Valideringstype

Angiver hvordan en person skal bekræfte deres identitet:

  • E-mail link. Man skal blot have linket som man får tilsendt.
  • SMS pinkode. Man skal have e-mail linket OG en pinkode man får på mobil. Giver større sikkerhed.

Ved NemID er der yderligere muligheden for CPR-validering.

 

*GDPR - VIGTIGT!

Hvis dokumentet indeholder personoplysninger, så SKAL der vælges SMS-pinkode, ved NEMID kan CPR-validering også bruges.

Hvis der vælges E-amil link ligger dokumentet ikke sikkert, så længe det ligger til underskrift. Alle med linket kan tilgå dokumentet.

11. Notat

Her kan man angive en valgfri tekst der bliver inkluderet i den mail der sendes til underskriverne.

12. Klar?

Hvis alle underskrivere er oprettet og opsat, klik da Start.

13. Opsætning af dokument

Nu skal man udpege hvor i dokumentet de forskellige underskrivere skal underskrive.

14. Vælg underskriver

Vælg den person du vil arbejde med.

15. Vælg opsætning af underskrift

Vælg formatet på underskriften og træk den over i dokumentet.

16. Klar?

Når alle underskriftblokke er indsat, så er dokumentet klar til underskrift. Du får en fejl hvis alle underskiftsblokke ikke er indsat.

17. Hvad nu?

Hvis du selv er underskriver, så kan du gøre det med det samme. Du modtager e-mail undervejs og når alle har underskrevet. Dokumentet bliver låst i Docunote.

18. Hvad sker der?

Når dokumentet er underskrevet, så laves det til en PDF der gemmes i Docunote som en ny version af dit dokument.

Der udsendes rykkere automatiske hvis der ikke underskrives.

Hvis man har en procedure der kræver mange dokumenter af samme type skal underskrives efter en fast standard, så er der mulighed for at opsætte nogle underskriftprofiler der gør ovenstående procedure lettere. Kontakt IT Servicedesk.

0 Kommentarer

Tilføj kommentar

Send mig en email når nogen besvarer denne kommentar

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

Forrige Vejledning Opret notat på en sag
Næste Vejledning Send dokument via e-Boks
Har du brug for hjælp? Kontakt IT-service