Når man planlægger at afholde et møde via videokonference, kan man med fordel lave en Teams mødeindkaldelse. I mødeindkaldelsen kan man booke videokonferencesystemet i lokalet, således at mødet automatisk dukker op på touchskærmen i lokalet, og man skal så bare trykke på mødet for at starte videokonferencen. I Teams mødeindkaldelsen vil der også automatisk være et link, som man kan bruge til at deltage i mødet via en pc, og ligeledes er der også informationer, som kan bruges til at deltage via et eksternt videokonferencesystem.
I Outlook kalenderen klikker man på "Nyt Teams-møde".
I Til-feltet i mødeindkaldelsen tilføjer man som sædvanligt de personer, der skal deltage, ved at klikke på "Til" og fremsøge personerne i adressebogen.
Derudover tilføjer man også i Til-feltet de videokonferencelokaler, der skal deltage. Lokalerne fremsøges i adressebogen på samme måde som personer, men man kan se på ikonet ud for lokalenavnene, at det drejer sig om videokonferencelokaler, da ikonet er en skærm på fod.
Husk også at booke lokalerne i TimeEdit, da kalendersystemet ikke snakker sammen med TimeEdit!
- Dette link skal bruges, hvis man vil deltage i mødet via en pc.
- Disse informationer skal bruges, hvis man vil deltage via et eksternt videokonferencesystem.
I videokonferencelokalet dukker mødet automatisk op på touchskærmen. Tryk på Deltag for at deltage i mødet.
Hvis man ved en fejl kommer til at lukke mødet, kan man finde det igen under Lokalekalender.
Kald op til ucldk@m.webex.com og brug det møde-id, der er angivet i mødeindkaldelsen.
Klik på linket.
Vælg om du ønsker at deltage via browser (1) eller Teams (2).
For at deltage via et eksternt videokonferencesystem, skal man kalde op til ucldk@m.webex.com og bruge det møde-id, der er angivet i mødeindkaldelsen.
Deltager man i videokonferencelokalet og skal vise sit skærmbillede, skal man ikke koble sin pc til skærmen i lokalet. Man skal derimod logge ind i Teams-mødet på sin pc, slukke for lyd i Teams på pc'en (så der ikke opstår ekko), og derefter vise skærm på samme måde, som når man deltager i et Teams-møde via pc.
Alt, der skal vises på mødet, skal foreligge i elektronisk form, så det kan vises ved at dele skærmbillede i Teams. På den måde kan alle deltagere se det, uanset hvordan de deltager i mødet. Se også afsnittet "Sådan viser man skærm, når man deltager i videokonferencelokalet".
Er der mange deltagere i mødet, kan det være en fordel at bede alle - uanset hvordan de deltager - om at logge ind i mødet i Teams fra deres pc og bruge "raise hand" funktionen. På den måde er det nemmere at styre talerækken, og man overser ikke, at nogen har markeret. Deltagere, der deltager i et videokonferencelokale, skal huske at slukke for lyd på pc'en, så der ikke opstår ekko.