Filr (ansatte)

Updated Nov 03, 2020

Generelt om Filr
Definitioner

Dataansvarlig: Den UCL-ansatte, der bestiller en Filr-mappe og har ansvar for deling jævnfør autorisation.

Deleansvarlig: En UCL-ansat, som hjælper den dataansvarlige med at dele data i Filr-mappen jævnfør autorisation.

Ekstern (bruger): En bruger, som ikke er UCL-ansat. Det kan fx være en UCL-studerende.

Intern (bruger): En bruger, som er ansat i UCL og har en @ucl.dk e-mailadresse.

Filr mappe / netmappe: Den mappe, der oprettes i UCL's it-system til brug for deling af data.

Personhenførbare data: Med personhenførbare data menes, at data indeholder personoplysninger, dvs. enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person.

Der er tale om en personoplysning, når en person, direkte eller indirekte, kan identificeres, fx ved et ID-nummer, eller andre elementer, der er særlige for en given persons fysiske, fysiologiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet.

Anvendelse

UCL benytter Filr, når der er behov for, på sikker vis, at dele digitale data internt eller eksternt. Data kan bestå af fx dokumenter, billedmateriale eller lydfiler. Adgangen til en Filr-mappe opnås ved, at en intern UCL-ansat udfylder og indsender en blanket.

Autorisation, ansvar og deling

På baggrund af oplysningerne i den indsendte blanket får den dataansvarlige tildelt en Filr-hovedmappe navngivet efter det angivne projektnummer eller andet relevant navn. Når hovedmappen er oprettet, kan den dataansvarlige (og evt. deleansvarlige, hvis en sådan er valgt) tildele rettigheder og dermed dele mappen med de ønskede interne og eksterne projektdeltagere og databehandlere, som er angivet på Filr-blanketten. Det er også muligt kun at dele enkelte undermapper og/eller filer/dokumenter.

Oprettelse af hovedmappe og efterfølgende rettelser i forhold til autorisationer kan udelukkende initieres af den dataansvarlige, da denne har det overordnede ansvar for korrekt håndtering af data i projektet.

Ændring i autorisation og genindsendelse af blanket

Såfremt der er ændringer i ansættelsesforhold eller projektdeltagelse, skal autorisationen tildeles eller fratages. Filr-blanketten opdateres og genindsendes af den dataansvarlige, så blanketten beskriver aktuel ønsket adgang til data for relevante medarbejdere, eksterne deltagere og databehandlere. Hvis en person skal have frataget sin autorisation, er det vigtigt, at vedkommende ikke slettes fra blanketten, men blot noteres med "fjern", så historikken bevares.

Dataansvarlige skal selv ændre (fjerne/tilføje) adgangen til mappen for relevante personer, så adgangen svarer til, hvad der ses på den senest indsendte blanket.

Særligt for personhenførbare data

Der er skærpet opmærksomhed på datasikkerhed og korrekt autorisation, når data indeholder personoplysninger. Den dataansvarlige må derfor kun autorisere personer, som er beskæftiget med de formål, hvortil personoplysningerne behandles, og de enkelte brugere må ikke autoriseres til anvendelser, som de ikke har behov for. Man skal desuden i blanketten notere, om den enkelte person skal have rettigheder til visning, redigering eller som bidragsyder, og den dataansvarlige eller deleansvarlige skal efterfølgende sørge for, at de korrekte rettigheder opsættes.

Hvis eksterne personer skal have adgang til personhenførbare data via Filr, skal der indgås en databehandleraftale forud for deling. Hvis UCL ikke er dataansvarlig for de pågældende data, vil UCL blive databehandler, idet oplysningerne opbevares i UCL's it-system, og der skal ligeledes indgås en databehandleraftale med den dataansvarlige institution.

Den dataansvarlige er ansvarlig for selv at føre dokumentation for tilladelse og fratagelse af autorisationerne. Der foranstaltes en halvårlig kontrol med, om de registrerede autorisationer stemmer overens med behovene for adgang.

Utilsigtet adgang

Ved mistanke om utilsigtet adgang til data i Filr foretager den dataansvarlige indberetning af brud på sikkerheden til UCL ved at kontakte IT-Servicedesk. Mappens indhold gennemgås og evt. manglende materiale registreres, og videre handlinger vurderes i samråd med UCL's DPO (Data Protection Officer). Den dataansvarlige er selv ansvarlig for at føre dokumentation vedrørende ovenfor beskrevne handlinger vedr. utilsigtet adgang.

Blanket til bestilling af Filr-mappe

Dette afsnit er kun relevant for den dataansvarlige.

For at få mulighed for at dele Filr-filer og -mapper, skal man udfylde blanketten Autorisation til Filr. Blanketten indeholder den mest nødvendige information om, hvordan den skal udfyldes. Nedenfor er der yderligere vejledning og information om emnet.

Alle felter markeret med * er obligatoriske og skal derfor udfyldes. Detaljer om hvert felt i blanketten kan ses ved at holde musen hen over feltet.

Dataansvarlig: Det er obligatorisk at udfylde dette felt. Den dataansvarlige er den person, som har ansvaret for de delte data, samt at dele dem og tildele rettigheder til de korrekte personer.

Deleansvarlig: Den deleansvarlige er en ekstra person, som også bliver tildelt ansvaret for at dele de korrekte data med de korrekte personer. Der behøver ikke nødvendigvis at være en deleansvarlig.

Hvis projektet har et projektnummer, skal det anføres her. Der er kun plads til 10 tegn (det antal tegn, som forekommer i et UCL-projektnummer). Hvis projektet ikke har et projektnummer, så angiv i stedet et projektnavn. Indholdet af dette felt vil blive navnet på Filr mappen.

Feltet Kaldenavn udfyldes, hvis projektet (ud over projektnummer) også har et mere sigende navn.

Datatyper og antaget pladsforbrug: Markér de felter, som forventes at være korrekte mht. projektet. Med dokumenter menes Office filer (Word, Excel, PowerPoint) og lignende. Hvis du har en idé om, hvor mange GigaByte, der er brug for, så angiv også det. Dette er, så IT-Servicedesk har en idé om, hvor mange ressourcer, der skal dedikeres til projektmappen. Hvis der er tvivl, så angiv det du tror og gå videre i blanketten.

Mappen skal bruge til: Vælg hvad mappen skal bruges til.

Mappen vil indeholde personhenførbare data: Vælg Ja eller Nej. Er du i tvivl om, hvad personhenførbare data medfører i forhold til Filr - se afsnittet Særligt for personhenførbare data.

UCL er dataansvarlig myndighed: Vælg Ja eller Nej. Med dataansvarlig myndighed menes den person, myndighed eller institution, der bestemmer, til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af personoplysninger. Hvis UCL ikke er dataansvarlig, og der derimod behandles oplysninger på vegne af og efter instruks fra en anden dataansvarlig, betragtes UCL som databehandler.

Blanketten er tidligere indsendt og skal opdateres: Vælg Ja eller Nej. Nogle gange vil det forekomme, at der ønskes ændringer mht. en allerede eksisterende aftale, typisk ændringer i forhold til deltagere i projektet. I sådant tilfælde genindsender man sin oprindelige blanket og angiver ændringerne i tabellen på side 2 af blanketten.

Tabellen på side 2 af blanketten skal udfyldes med alle de personer, der skal deles data med. Der er en vejledning vedrørende ændringer nederst på side 1 af blanketten. Nedenfor er der en beskrivelse af alle felterne i tabellen.

Fulde navn: Det fulde navn på personen, der skal deles data med. Teksten tilpasser sig automatisk størrelsen på boksen, så man behøver ikke tænke over længden på navnet.

Mailadresse: Personens e-mailadresse. For UCL-ansatte skal det være deres @ucl.dk e-mailadresse.

Ændring:

  • Ny: Vælg ny, hvis en person tilføjes til listen. Sender man en helt ny blanket ind, skal alle angivet som ny.
  • Redigeret: Vælges hvis man har lavet ændringer på personens rettigheder eller personoplysninger.
  • Intet: Angives ved genindsendelser, hvor ingen ændringer er foretaget ved personen.
  • Fjern: Angives hvis en person skal fratages rettigheder til fildeling. Vær opmærksom på, at personen ikke skal fjernes fra listen, og at den data- eller deleansvarlige selv skal gå til dele-egenskaber for mappen og fjerne personen fra listen over personer, der deles med.

Rettigheder:

  • Visning: Projektdeltageren kan få vist individuelle filer, der deles med vedkommende eller alle filer i mapper, der deles med vedkommende.
  • Redigering: Projektdeltageren kan få vist og ændre filer eller mapper inkl. indhold, der deles med vedkommende. Redigeringsrettighed giver ikke mulighed for at oprette nye filer eller mapper.
  • Bidragsyder: Projektdeltageren kan oprette filer og undermapper i mappen, omdøbe eksisterende filer, ændre filer, flytte filer og slette filer i mappen. Kan også omdøbe og slette selve mappen.

Personhenførbar: Får projektdeltageren adgang til personhenførbare data?

Godkendt: Dette felt skal ikke redigeres af dataansvarlig eller deleansvarlig, men vil blive udfyldt af en anden instans, hvis der er tale om personhenførbare data.

Indsend blanketten ved at vedhæfte den i en e-mail til it-servicedesk@ucl.dk

Sådan bruges Filr

Filr kan benyttes enten via web interface eller via klient/program, der installeres på din pc (eller Mac). Se afsnittene "Filr Web" eller "Filr klient" herunder.

Adgang for eksterne brugere

Dette afsnit er kun relevant for eksterne brugere. Er du ansat i UCL, er du allerede oprettet - gå til "Log ind" i afsnittene "Filr Web" eller "Filr klient" herunder.

Når en person fra UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole deler en mappe eller fil med dig via Filr, modtager du første gang en e-mail med et link til selvregistrering.

Klik på linket.

Linket fører til en formular, hvor du selv opretter din brugerkonto til Filr. Bruger-Id er din e-mailadresse (forudfyldt). Udfyld de øvrige felter og sæt flueben i "Jeg accepterer vilkår og betingelser", når du har læst og accepteret disse. Klik på "Tilmeld dig".

Derefter ser du følgende besked, om at registreringen er lykkedes. Klik Fortsæt.

Du kommer nu til loginsiden.

Filr web

Dette afsnit handler om, hvordan man bruger Filr via en browser.

Log ind på Filr web

Åbn en browser og gå ind på https://filr.ucl.dk.

Interne brugere logger på med deres UCL brugernavn og adgangskode. Eksterne brugere logger på med deres e-mailadresse som bruger-Id og den adgangskode, de selv har oprettet sig med. Udfyld felterne og vælg Logon.

Brugergrænsefladen eksterne

Brugergrænsefladen er lidt forskellig, alt efter om man er intern eller ekstern bruger.

For eksterne ser det sådan ud:

Man kan se de mapper og/eller filer, man har adgang til, og derudover kan man se, hvem der har delt mappen/filen (delt af), hvornår adgangen udløber, samt hvilke rettigheder man har til mappen/filen.

Hvis man ønsker at ændre noget på sin profil, skal man klikke på sit navn øverst til højre og vælge "Vis profil".

Under "Grundlæggende om kontoen" kan man skifte sin adgangskode.

Der er også mulighed for at tilføje et foto til profilen ved at klikke på upload-ikonet øverst til højre. Fotoet kan udskiftes ved at uploade et nyt, eller slettes ved at klikke på papirkurven ved siden af upload-ikonet.

Man kommer tilbage til forsiden ved at klikke på mappeikonet med personen ud for overskriften Brugerprofil.

Brugergrænseflade interne

Brugergrænsefladen er lidt forskellig, alt efter om man er intern eller ekstern bruger.

Interne kommer til en velkomstside, hvor der er mulighed for at downloade en Filr-klient mv. Man kan altid komme tilbage til velkomstsiden ved at klikke på hus-ikonet øverst til venstre.

Under "Mine filer" kan man dels se indholdet af P-drevet og dels de Filr-mapper og/eller -filer, som man har delt med andre.

Man skifter mellem visning af ovennævnte ved at vælge "Alle filer" (P-drevet) eller "Delt af mig" (Filr-mapper/filer, man har delt).

Under Netmapper viser alle de Filr-mapper og/eller -filer, man har adgang til.

Hvis man ønsker at tilføje et foto til sin Filr-profil, kan man gøre det ved at klikke på sit navn øverst til højre i vinduet og vælge "Vis profil".

Klik på upload-ikonet øverst til højre. Fotoet kan udskiftes ved at uploade et nyt, eller slettes ved at klikke på papirkurven ved siden af upload-ikonet.

Del fil eller mappe på Filr web

Dette afsnit er kun relevant for interne data- og deleansvarlige.

Hvis du er dataansvarlig eller deleansvarlig for en mappe, kan du dele indholdet.

Log ind på filr.ucl.dk og vælg Mine filer - Delt af mig.

Højreklik på stjernen ud for mappenavnet  (eller filnavnet) og vælg Del.

Fremsøg den bruger, der skal have adgang til mappen. Interne brugere kan fremsøges på navn eller e-mailadresse. Eksterne brugere fremsøges på e-mailadressen. Bemærk: Der må kun gives adgang til de brugere, der fremgår af den indsendte autorisationsblanket!

Vælg om brugeren skal være editor, fremviser eller bidragsyder (se forklaring på mulighederne på autorisationsblanketten). Vær opmærksom på at den valgmulighed, der tages i brug, skal være den samme som angivet på autorisationsblanketten.

Vælg udløbstidspunkt (eller Aldrig). Skriv en besked i tekstfeltet og klik Inviter.

Der sendes nu en e-mail til brugeren om, at der er givet adgang til mappen.

Fjern deling

Dette afsnit er kun relevant for interne data- og deleansvarlige.

Som dataansvarlig eller deleansvarlig kan du fjerne eller ændre rettigheder til mapper.

Log ind på filr.ucl.dk og vælg Mine filer - Delt af mig.

Højreklik på stjernen ud for mappenavnet og vælg Administrer delinger.

Vælg den bruger, der skal slettes eller redigeres. Der er øverst til højre i vinduet 3 forskellige muligheder:

  1. Rediger delinger - her kan man ændre rettigheder og udløb.
  2. Fjern bruger - hvis brugeren ikke længere skal have rettigheder.
  3. Send påmindelse - hvis brugeren tidligere har fået rettigheder, men ikke har brugt mappen, kan man sende en påmindelse.

Klik Gem for at afslutte.

Husk at genindsende autorisationsblanketten med angivelse af ændringerne.

Flere kan arbejde i samme dokument samtidig

Flere personer kan arbejde i samme dokument samtidig via Filr web. Denne funktionalitet findes ikke i Filr klienten.

Funktionaliteten kan bruges til de fleste kendte filtyper og er således ikke begrænset til fx Word.

Man skal naturligvis have rettigheder til at ændre i dokumentet for at kunne arbejde i det, men hvis man kun har rettigheder til at se dokumentet, kan man åbne det på samme måde og følge med, mens andre ændrer i dokumentet.

Log på Filr web og find det dokument, der skal arbejdes med. Hold musen hen over dokumentets størrelse i højre side af vinduet. Nu vises der nogle ikoner i stedet for størrelsen. Klik på de 3 prikker (Flere handlinger).

Vælg Rediger - Online.

Man kan hele tiden følge med i, hvor andre skriver i dokumentet. Brugernavnet vises på det sted i dokumentet, hvor personen skriver.

Filr klient

Dette afsnit handler om, hvordan man bruger Filr via Filr klienten. Det er kun interne, der kan installere Filr klienten. Eksterne brugere skal anvende Filr web.

Installation - metode 1 (UCL Programmer)

Har du en UCL-pc, kan du installere Filr klienten via "UCL Programmer" - "4. Installer". Dobbeltklik på ikonet "Micro Focus Filr" for at starte installationen.

Installation - metode 2 (filr.ucl.dk)

Har du ikke en UCL-pc, kan du installere Filr klienten fra filr.ucl.dk. På forsiden ligger et link til installation af klienten.

Log ind i Filr klienten

Når du starter Filr klienten første gang, dukker der et Filr login-vindue op. Log på med dit UCL brugernavn og tilhørende adgangskode. Hvis du har installeret klienten med metode 2, skal der også angives en Server-URL: https://filr.ucl.dk.

Første gang, du logger på, genstarter programmet for at aktivere UCL's indstillinger.

Se filer og mapper

Programmet Filr kører skjult. Du kan åbne programmet ved at klikke på ikonet nederst til højre på skærmen. Er ikonet ikke synligt, så klik på den lille pil for at få vist flere ikoner.

Alle dine Filr-mapper og -filer dukker op på din pc i en mappe (ligesom fx Dropbox og OneDrive). I mappen kan du se undermapperne Delt med mig, Mine filer og Netmapper.

Delt med mig: Filr-mapper og -filer, som andre har delt med dig.
Mine filer: Mapper og filer på P-drevet.
Netmapper: Alle Filr-mapper og -filer, som du har adgang til.

Der kan arbejdes med mapper og filer som i en almindelig Windows stifinder - dog skal man være opmærksom på Synkronisering.

Del fil eller mappe i Filr klienten

Hvis du er dataansvarlig eller deleansvarlig for en mappe, kan du dele indholdet.

Højreklik på mappen (eller filen) og vælg Del.

Fremsøg den bruger, der skal have adgang til mappen. Interne brugere kan fremsøges på navn eller e-mailadresse. Eksterne brugere fremsøges på e-mailadressen. Bemærk: Der må kun gives adgang til de brugere, der fremgår af den indsendte autorisationsblanket!

Vælg om brugeren skal være editor, fremviser eller bidragsyder (se forklaring på mulighederne på autorisationsblanketten). Vær opmærksom på at den valgmulighed, der tages i brug, skal være den samme som angivet på autorisationsblanketten.

Vælg udløbstidspunkt (eller Aldrig). Skriv en besked i tekstfeltet og klik Gem.

Der sendes nu en e-mail til brugeren om, at der er givet adgang til mappen.

Ændre eller fjerne deling

Gå ind på samme måde som ved deling. Marker den bruger, hvis rettigheder skal ændres eller fjernes. Lav ændringen eller klik på Fjern. Afslut med at klikke på Gem.

 

Husk at genindsende autorisationsblanketten med angivelse af ændringerne.

Filr-konsol

Filr-konsollen kan bruges til at se adskillige informationer omkring Filr, bl.a. hvilke handlinger, der er i kø, og en historik over foretagne ændringer.

Konsollen åbnes ved at højreklikke på Filr-ikonet og vælge Åbn Filr-konsollen.

De 7 valgmuligheder i menuen i venstre sidepanel af konsollen er beskrevet her:

Konto: Information om dit login og hvilken server, Filr bruger. Du kan også se, hvor meget en fil max. kan fylde, før den holder op med at synkronisere af sig selv (standard 2 GB).

Generelt: Vælg om Filr skal starte af sig selv sammen med Windows.

Lager: Vælg hvor Filr skal synkronisere mapper og filer på din pc. Det anbefales ikke at ændre på dette uden hjælp fra IT-Servicedesk.

Programmer: Bloker andre programmers tilgang til Filr. Ikke redigerbart for andre end IT-Servicedesk.

Ændringer i kø: En liste over ændringer, som står i kø. Det kan fx være en synkronisering.

Seneste aktivitet: En historik over aktivitet i Filr.

Systemadvarsel: Indeholder systemadvarsler.

Synkronisering

Dette afsnit er kun relevant for interne brugere, der anvender Filr klienten.

Hvornår sker synkronisering?

Synkronisering fra Filr klienten til Filr serveren sker, så snart filen gemmes og lukkes. Synkronisering fra Filr serveren til Filr klienten sker med intervaller, der er fastlagt af Filr-administratoren. Det er som standard hvert kvarter. Hvis serveren ikke er tilgængelig, forsøger klienten at kontakte serveren hvert minut, indtil forbindelsen genoprettes.

Synkroniser manuelt

Man kan også synkronisere manuelt ved at højreklikke på Filr-ikonet og vælge Synkroniser nu.

Hvilke mapper synkroniseres?

I Filr synkroniseres mapper og filer med din pc, når filerne er placeret på følgende lokationer i Filr:

Mine filer: Filer, der er placeret i området Mine filer, synkroniseres som standard. Når du tilføjer eller ændrer filer i mappen Mine filer på din pc (C:\Brugere\brugernavn\Filr\Mine filer), synkroniseres filerne automatisk med Filr serveren ved den næste synkronisering.

Delt med mig: Filer, der er placeret i området Delt med mig, synkroniseres som standard. Du kan redigere filer i området Delt med mig. Ændringerne synkroniseres med Filr serveren, hvis du har de nødvendige rettigheder. Du kan dog ikke føje filer til roden af mappen Delt med mig fra klienten på din pc. Hvis du gør det, synkroniseres filerne ikke med Filr serveren. Du kan føje filer til mapper, der er delt med dig, hvis du har rettigheden Bidragsyder til mappen.

Netmapper: Filer, der er placeret i Netmapper, synkroniseres på samme måde som filerne i Delt med mig. Følg de samme anvisninger.

Roden: Filer, der er placeret i roden af mappen C:\Brugere\brugernavn\Filr, kan ikke synkroniseres. Tilføj i stedet filerne i en af de relevante undermapper.

Hvilke handlinger understøttes?

Når du udfører en af nedenstående handlinger på mapper eller filer i Filr-mappen i på din pc, synkroniseres handlingen mellem pc'en og Filr-serveren ved næste synkronisering:

  • Oprettelse af filer og mapper
  • Kopiering af filer og mapper
  • Angivelse af kommentarer til filer
  • Ændring af filer
  • Flytning af filer og mapper
  • Omdøbning af filer og mapper
  • Deling af dokumenter og mapper
  • Sletning af dokumenter og mapper

Filer og mapper, du sletter fra Filr klienten, slettes også fra Filr serveren, hvis du har rettighederne til at slette dem.

Dette er dog ikke altid gældende, når du sletter filer eller mapper fra området Delt med mig. Hvis filen eller mappen er delt direkte med dig, synkroniseres den ikke længere med Filr klienten, og filerne og mapperne forbliver på serveren.

Hvis du sletter en fil eller mappe, som er en undermappe til en mappe, der er delt med dig, eller hvis filen findes i en mappe, der er delt med dig, slettes filen eller mappen fra serveren, hvis du har tilstrækkelige rettigheder til at foretage sletningen.

FAQ
Husk at dele med alle, der ikke er data- eller deleansvarlig

Data- og evt. deleansvarlig får automatisk adgang til Filr-mappen. Data- og evt. deleansvarlig skal give adgang til øvrige medlemmer af projektet - se Del fil eller mappe på Filr web eller Del fil eller mappe i Filr klienten.

Videofiler

Filr er ikke optimal til at arbejde med eller vise videofiler fra. Videofiler skal downloades og gemmes lokalt, før man åbner dem.

Samtidig editering

Flere personer kan editere i det samme dokument samtidig.

Manglende synkroniseringsikoner

Hvis du ikke får ikonerne, der viser, om en fil er synkroniseret i Filr, kan det skyldes, at du har installeret Dropbox eller andre lignende tjenester.

For lange stinavne

Filr vil opleve synkroniseringsbesvær, hvis fil- og mapperstierne bliver for lange, så forsøg altid at holde stinavne så korte som muligt.

Previous Vejledning Billedbehandling med Microsoft Office
Next Vejledning Foto i Outlook og Teams (ansatte)

Har du brug for hjælp?

Kontakt IT-service