Outlook best practice - gode råd om e-mails (ansatte)

Updated Oct 29, 2020

Bliver din indbakke overfyldt med e-mails, der ikke er relevante, eller oplever du, at din e-mailadresse uønsket bliver offentliggjort? Det er svært at opdrage på andre, men man kan selv foregå ved det gode eksempel. Nedenfor er samlet en række gode råd til, hvordan man bliver den gode afsender (og modtager) af e-mails.

Når du er afsender

Modtagere

Mailprogrammer arbejder med 3 forskellige typer modtagere:

  1. Til
    Bruges til de(n) primære modtager(e), der forventes at svare eller på anden måde handle på baggrund af e-mailen. Alle 3 typer modtagere kan se indholdet af dette felt, dvs. e-mailadresserne bliver offentliggjort.
  2. Cc (Carbon copy)
    Bruges til de(n) modtager(e), der blot skal have e-mailen til orientering. Alle 3 typer modtagere kan se indholdet af dette felt, dvs. e-mailadresserne bliver offentliggjort.
  3. Bcc (Blind carbon copy)
    Bruges, hvis man vil sende en e-mail, hvor modtagernes e-mailadresser ikke offentliggøres for de andre modtagere. Kun den enkelte Bcc-modtager kan se sin egen e-mailadresse.

Emnefeltet

Udfyld altid emnefeltet, og brug altid en sigende tekst.

Vedhæftede filer

Overvej, om det er nødvendigt/relevant at vedhæfte filer. Overvej filernes størrelse. Vedhæftede filer fylder i modtagerens mailboks, og der kan være begrænsning for, hvor store mails modtageren kan modtage. Måske ligger filen et sted, som man kan nøjes med at linke til (fx i DocuNote eller på et fælles netværksdrev) i stedet for at vedhæfte filen. Er det nødvendigt at sende store filer, kan man bruge Filesender, hvor modtageren får en e-mail med et link til hentning af filerne.

Teksten

  • Skriv kort og præcist.
  • Skriv overskueligt - brug fx overskrifter, lister og punktform.
  • Undgå grafik (modtager læser måske e-mailen på en mobiltelefon, der ikke viser grafikken).
  • Brug kun standard skrifttyper.
  • Brug ikke STORE BOGSTAVER - store bogstaver i en e-mail svarer til at råbe i en samtale. Vil du fremhæve noget, så brug fed skrift eller understregning.
  • Læs e-mailen igennem, før den sendes, og ret eventuelle tryk- og stavefejl.

Signatur

Brug signaturer i dine e-mails. Det er nemt at lave flere forskellige signaturer med mere eller mindre indhold, eller på foreskellige sprog. Modtager kan have brug for at kontakte dig på en anden måde end ved at besvare e-mailen, så husk anden kontaktinformation end bare e-mailadressen. Signaturen bruges også til at identificere dig over for modtageren, hvis vedkommende ikke umiddelbart genkender dig på e-mailadressen.

Vejledninger til signaturer med Outlook klient og med Outlook Web App.

Når du er modtager

Svar på en modtaget e-mail

Her gælder naturligvis samme råd, som når du er afsender.

Svar eller svar til alle

Når du svarer på en e-mail, der er sendt til flere personer, så vær opmærksom på, om du svarer til afsender eller svarer til alle. Et svar er ikke nødvendigvis interessant for alle, der har modtaget den oprindelige e-mail.

Spam, phishing eller virus via e-mail

Spam er en generel betegnelse for uønskede e-mails.

Phishing er e-mails, der forsøger at lokke informationer ud af modtageren, fx brugernavn og adgangskode, der derefter bliver misbrugt.

Virus optræder typisk som en vedhæftet fil eller et link.

UCL's spamfilter fanger langt de fleste uønskede e-mails, men skulle du alligevel modtage en e-mail, der burde være fanget, så vedhæft den til en e-mail til 4444@ucl.dk (træk den uønskede e-mail over i e-mailen til 4444). På den måde får vi alle informationer med og kan spærre, så andre ikke modtager e-mailen.

Previous Vejledning Opslag om it.ucl.dk
Next Vejledning Sikkerhedskopi af NemID

Har du brug for hjælp?

Kontakt IT-service