UCL Guides DK

Sikker post

Opdateret

Personfølsomme data må ikke sendes som almindelig e-mail, men skal sendes som sikker post.

Husk at både afsenders og modtagers postkasse skal være en sikker postkasse!

Nedenfor er vist, hvordan man kan sende sikker post fra egen UCL-postkasse via sikkerpost@ucl.dk, sådan at sikkerpost@ucl.dk bliver afsender på e-mailen.

Tilføj sikkerpost@ucl.dk som afsender på pc

Vælg Ny mail.

Vælg fanen Indstillinger. Klik på funktionen Fra i blokken Vis felter.

Funktionen Fra er nu aktiv, og man får mulighed for at vælge afsender.

Klik på den lille pil ud for Fra og vælg Anden mailadresse.

Skriv sikkerpost i søgefeltet og klik OK.

Sikkerpost@ucl.dk vil herefter kunne vælges som afsender.

Tilføj sikkerpost@ucl.dk som afsender på Mac

For at kunne sende fra sikkerpost@ucl.dk på en Mac, skal adressen tilføjes som stedfortræder.

I Outlook vælges Indstillinger under fanen Outlook.

Vælg Konti under Personlige indstillinger.

Vælg Avanceret nederst til højre i vinduet.

Vælg fanen Stedfortrædere.

Vælg + nederst til venstre under "Åbn følgende yderligere postkasser".

Søg efter sikkerpost@ucl.dk. Vælg postkassen og vælg Tilføj.

Sikkerpost@ucl.dk fremgår nu af listen "Åbn følgende yderligere postkasser". Vælg OK.

Luk vinduet Konti.

Når man laver en ny mail, der der nu et Fra-felt, hvor det er muligt at vælge sikkerpost@ucl.dk som afsender.

Send sikker post

Når man vil sende sikker post, sender man generelt fra sikkerpost@ucl.dk. Nogle afdelinger har dog egne sikre postkasser til specielle formål.

Klik på den lille pil i Fra-feltet og vælg sikkerpost@ucl.dk. Er sikkerpost@ucl.dk ikke en valgmulighed, skal adressen tilføjes som afsender (se ovenfor).

I Til-feltet skrives adressen til en sikker postkasse. Her er valgt en fiktiv persons e-Boks.

E-mailadressen til en persons e-Boks er cpr.nr.@digital-post.dk.

Tilsvarende kan man skrive til en virksomheds e-Boks med CVR-nummeret foran @ i adressen.

Når man har sendt en e-mail via sikkerpost@ucl.dk til en e-Boks, modtager man 2 kvitteringsmails.

Der skal stå "Kvittering" i begyndelsen af emnelinjen i begge kvitteringsmails.

Den første kvittering kommer fra DPG, der er en server hos os, der videreekspederer sikker post, så kvitteringen herfra betyder blot, at e-mailen er sendt videre.

Den anden kvittering kommer fra en server hos modtageren, og den fortæller, om e-mailen faktisk er leveret (og dermed om adressen eksisterer).

Hvis man sender til andre sikre postkasser end e-Boks, modtager man ikke nødvendigvis den anden kvittering. Det kommer an på, hvad modtagerens postserver er sat op til at gøre.

Her har jeg sendt en mail med et forkert cpr.nr. (ikke-eksisterende) til e-Boks. Først har jeg modtaget en kvittering fra DPG, men derefter en fejlkvittering fra e-Boks.

Send sikker post med DPG

DPG løsningen hjælper dig, hvis du skal sende en meddelelse til en person eller en virk-somheds eboks eller til en sikker mail.

1. Hvis du indtaster et cpr nummer fremkommer det navn, som CPR nummeret tilhører. Dermed kan du sikre dig, at det er det rigtige CPR nummer, du har indtastet, før du sender til eboks.

2. Hvis du taster en virksomheds CVR nummer fremkommer navnet på virksomheden. Der med kan du sikre dig, at det er det rigtige CVR nummer, du har indtastet, før du sender til eboks.

3. Hvis du vil sende til en sikker mail, kan du indtaste modtagerens mailadresse og se, om modtagerens mailadresse er sikker.

Hvornår bruges sikker post?

Sikker post bruges primært, når:

Du skal sende fortrolige eller følsomme personoplysninger om studerende, kolleger, sam-arbejdspartnere, der ikke vedkommer andre. (F.eks. eksamensbeviser, udtalelser, vurderin-ger eller andre emner m.m.) som efter din vurdering er personligt.

Før du bruger løsningen

Inden du går videre, er der to ting, der er vigtige at huske:

1. Hvis du bruger applikationen hjemme, skal din VPN forbindelse være tilsluttet

2. Sikker post ikonet skal stå som inaktiv ligesom på billedet ovenfor.

Eboks

Verificering af CPR  og CVR  nummer

 

Ved at verificere et cpr  eller cvr nummer kan du sikre dig, at det er den rigtige person el-ler virksomhed, du sender til.

1. Vælg ”Ny mail”

2. Udfyld emnefeltet

3. skriv indholdet i mailen og vedhæft evt. dokumenter

4. Når du er klar til at sende, vælges ”Åbn DPG Add-in” .

Her skal CPR nummer verificeres.

Når du indtaster modtagerens CPR nummer jf. ovenstående, oplyses modtagerens navn.

Det kan også være CVR der skal verificeres.

Du kan sende sikker post til virksomheders eboks ved at taste virksomhedens CVR nummer, som vist ovenfor. På den måde kan du sikre dig, at modtageren er korrekt.

Forrige Vejledning Signatur i Outlook klienten (ansatte)
Næste Vejledning Signatur i Outlook Web App (ansatte)
Har du brug for hjælp? Kontakt IT-service