UCL Guides DK

Sikker post

Opdateret

Personfølsomme data må ikke sendes som almindelig e-mail, men skal sendes som sikker post.

Husk at både afsenders og modtagers postkasse skal være en sikker postkasse!

Nedenfor er vist, hvordan man ved hjælp af tilføjelsen DPG i Outlook kan sende sikker post fra egen UCL-postkasse via én af UCL's sikre postkasser.

DPG løsningen kan kontrollere, om der eksisterer en e-boks for en person eller virksomhed, eller om en e-mailadresse er en sikker postkasse.

Hvis du mangler DPG-ikonerne, kan du selv installere DPG. Se hvordan her.

Vigtigt at vide om DPG

Hvis du vil bruge DPG, når du ikke er på UCL, skal din pc være på VPN.

Når DPG er tilgængelig i Outlook, kan man se ikonerne på fanen Hjem i båndet øverst i vinduet.

Når man laver en ny mail, kan man se ikonerne på fanen Meddelelse i båndet øverst i vinduet.

Ovenfor kan man se, at sikker post er inaktiv, og hængelåsen er orange og åben. Hvis man klikker på "Sikker post inaktiv", ændres den til "Sikker post aktiv", og hængelåsen bliver grøn og lukket.

Hvis den står til "Sikker post inaktiv", kan man sende via DPG, uanset om modtagers postkasse er sikker eller ej, og dermed risikerer man, at noget der skulle have været sendt som sikker post, bliver sendt til en ikke-sikker postkasse.

Hvis den står til "Sikker post aktiv", kan man kun sende til sikre postkasser.

Vi anbefaler derfor, at man altid vælger "Sikker post aktiv", når man skal sende sikker post, og at man derefter ændrer indstilling til "Sikker post inaktiv", så man igen kan sende almindelig ikke-sikker post.

Send sikker post med DPG

Når man vil sende sikker post, skal man sørge for, at sikker post er aktiv, dvs. hængelåsen er grøn og lukket. Derefter skriver man alt i sin e-mail med undtagelse af modtager, dvs. både emnefelt og mailindhold, og først derefter trykker man på "Åbn DPG Add-In".

Der åbner nu et nyt vindue.

Vælg først hvilken sikker postkasse, der skal være afsender. Det gør man øverst til højre i vinduet.

Sikker mail til personlig eller virksomheds E-boks

Vil man skrive til en persons eller virksomheds E-boks, udfylder man Cpr- eller Cvr-nummer og klikker Søg på fanen NgDP. Vil man i stedet skrive til en sikker postkasse, der ikke er en E-boks, så hop videre hertil.

Nedenunder kommer der nu til at stå "Check af xxxxxxxxxx OK", hvis der findes en E-boks tilhørende personen eller virksomheden.

Klik derefter på Tilføj for at vælge personen eller virksomheden.

Modtageren står nu i feltet Valgte. Gentag ovenstående, hvis samme mail skal sendes til flere.

Hvis modtageren skal have mulighed for at svare tilbage, skal man huske at sætte flueben i "Tillad retursvar".

Klik nu på "Send mail" nederst til venstre i vinduet. Både DPG- og mail-vinduet lukkes automatisk.

Sikker mail til sikker postkasse (ikke E-boks)

I DPG-vinduets venstre side kan man skrive en e-mailadresse og få kontrolleret, om det er en sikker postkasse. (Dette skal ikke gøres, hvis der sendes til CPR-/CVR-nummer. Følg da i stedet afsnittene 'Sikker Post med DPG' og 'Sikker mail til personlig eller virksomheds E-boks'.)
Skriv e-mailadressen (eller e-mailadresserne) i feltet (felterne) og klik på "Kontrollér adresser" nederst til venstre.

Hvis modtagerpostkassen er sikker, kommer der en grøn markering ud for den.

Klik nu på "Send mail" nederst til venstre i vinduet. Både DPG- og mail-vinduet lukkes automatisk.

Sådan kan man se, at mailen er sendt

I "Sendt post" kan man se, at mailen er sendt.

Efter nogle minutter modtager man en kvitteringsmail fra DPG.

Hvis du ikke har DPG i din Outlook

Hvis du mangler DPG i din Outlook postkasse, kan du selv installere den.

Luk Outlook.

Gå ind i UCL Programmer - 4. Installer. Dobbeltklik på ikonet "DPG Sikker Post plugin for Outlook".

Der popper et vindue op, hvor man kan se, at DPG bliver installeret. Det tager kun nogle få sekunder. Når vinduet forsvinder, er installationen færdig.

Åbn Outlook igen, og nu skulle ikonerne gerne være der.

Forrige Vejledning Signatur i Outlook klienten (ansatte)
Næste Vejledning Signatur i Outlook Web App (ansatte)
Har du brug for hjælp? Kontakt IT-service